Fichiers

Manuel d'utilisation des fonctionnalités présentes dans le module Fichiers de Mybe Solutions (Articles, Clients, Fournisseurs)

• Créer des tarifs dégressifs

  Etape 1 : Créer un nouveau tarif de vente

  Première étape : Depuis la fiche article de votre choix, cliquez sur le bloc "Tarifs de vente"

  Seconde étape : Cliquez sur "Ajouter un tarif", un pop up d'ajout de tarif s'affiche

  Troisième étape : Dans le champ "Nom du tarif", indiquez "Tarif dégressif"

  Quatrième étape - Option 1 :

  • Vous souhaitez un tarif dégressif "à la pièce" (par exemple : au bout de 5 quantités achetée, le prix de l'article passe de 10 € à 8 € pièce)
  • Cliquez sur "PU HT" ou "PU TTC", et indiquez le nouveau tarif par unité (le HT et le TTC se calculent automatiquement)
  • Dans le champ "Quantité", indiquez les quantités minimales ou maximales sur lesquelles s'appliquent ce nouveau tarif (par exemple : j'indique "Qté min" = 5 si je souhaite qu'à partir de la 5ème quantité ajoutée sur le ticket, le tarif dégressif s'applique)
  • Cliquez sur "Validez les modifications", puis enregistrez la fiche article en cliquant sur "Enregistrer"

  Quatrième étape - Option 2 :

  • Vous souhaitez un tarif dégressif en pourcentage (par exemple : au bout de 5 quantités achetée, le prix de l'article est 30% moins cher)
  • Cliquez sur "PU TTC", et indiquez le tarif de vente TTC actuel unitaire (sans dégressivité)
  • Dans le champ "Remise", indiquez le pourcentage de remise souhaité sur chaque unité. Le tarif de vente net de remise se met à jour
  • Dans le champ "Quantité", indiquez les quantités minimales ou maximales sur lesquelles s'appliquent ce nouveau tarif (par exemple : j'indique "Qté min" = 5 si je souhaite qu'à partir de la 5ème quantité ajoutée sur le ticket, le tarif dégressif de 30% s'applique)
  • Cliquez sur "Validez les modifications", puis enregistrez la fiche article en cliquant sur "Enregistrer"

  Etape 2 : Utiliser un tarif dégressif sur la caisse

  Première étape : Depuis votre écran de caisse, ajoutez au panier du client l'article possédant un tarif dégressif

  Seconde étape : Cliquez sur "Qté" pour modifier la quantité de la ligne article

  Troisième étape : Indiquez la quantité souhaitée par le client (par exemple 5 unités)

  Quatrième étape : Le prix à l'unité de l'article est automatiquement mis à jour, il ne vous suffit plus qu'à encaisser votre client

  Bon à savoir : Le tarif dégressif s'applique à la ligne uniquement. Ainsi, ajouter 5 lignes d'un même article ne prendra pas en compte le tarif dégressif. Il est nécessaire d'avoir une ligne avec 5 quantités de l'article

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• Comment supprimer un article ?

  Découvrez dans cet article comment supprimer rapidement un ou plusieurs articles. Les articles sont alors passés "En sommeil", et ne seront plus visibles ni sur votre catalogue article, ni sur votre caisse.

  Suppression unitaire d'article

  Etape 1 : Cliquez sur l'article concerné dans votre catalogue article

  Etape 2 : Dans le bloc Information générales, cochez la case En sommeil, présente sous la photo de l'article

  Etape 3 : Cliquez sur Enregistrer

  Suppression groupée d'articles

  Etape 1 : Depuis votre catalogue article, sélectionnez les articles concernés

  

  Etape 2 : Cliquez sur le bouton Modifier les articles sélectionnés situé au dessus du tableau

  Etape 3 : Cliquez sur En sommeil", puis Oui

  Etape 4 : Cliquez sur Appliquer aux articles du panier

  

   

  Comment réactiver un article supprimé ?

  Etape 1 : Depuis votre catalogue article, cliquez sur le filtre Actif, puis sélectionnez Inactif

  

  Etape 2 : S'affichent à présent tous les articles inactifs (c'est à dire mis en sommeil)

  Etape 3 : Sélectionnez les articles à réactiver

  Etape 4 : Cliquez sur Modifier les articles sélectionnés

  Etape 6 : Cliquez sur En sommeil, puis Non

  Etape 7 : Cliquez sur Appliquer aux articles du panier

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• Comment créer des variantes et déclinaisons ?

  Selon votre activité, retrouvez ci-dessous les variantes les plus courantes à titre indicatif

  • Mode & habillement : Variante "Taille FR", variante "Taille EU", variante "Taille US", variante "Pointure", variante "Couleur"
  • CBD : Variante "Concentration THC", variante "Dosage", variante "Quantité en ml", variante "Saveur", variante "Parfum"
  • Vapote & e-cigarette : Variante "Taux de nicotine", variante "Contenance", variante "Taux de PG", variante "Taux de GC"
  • Ameublement : Variante "Dimensions", variante "Hauteur", variante "Largeur"

  Créer une première variante pour une fiche article

  • Cliquez sur Ajouter une variante‍

  

  • Dans le champ Nom, indiquez la variante que vous souhaitez créer. Pour l'exemple ici "Couleur"
  • Dans le champ Équivalence 1, indiquez le cas échéant l'équivalence (principalement utilisé pour les équivalences de tailles). Pour cet exemple, il n'y a pas d'équivalence. Indiquez donc à nouveau votre variante "Couleur"

  

  Paramétrer des valeurs pour une variante article

  • Dans le bloc Valeurs, cliquez sur Ajouter une valeur
  • Renseignez les valeurs possibles pour cette variante. Par exemple, pour la variante "Couleur", ajoutez "Noir", "Bleu", "Orange", etc.

  Bon à savoir : Il est possible de réorganiser l'ordre d'affichage des valeurs de variantes avec un simple drag and drop

  ‍

  

  • Cliquez sur Enregistrer

  Créer une seconde variante pour une fiche article

  Bon à savoir : Votre logiciel de caisse mybe gère jusqu'à deux variantes par articles. C'est à dire que vous pourrez au sein d'une même fiche article, avoir une variante "Taille" et une variante "Couleur" par exemple

  • Suivez la même logique que précédemment pour créer d'autres variantes. Créons ici pour l'exemple la variante "Taille"
  • Renseignez les valeurs possibles pour cette variante. Par exemple, pour la variante "Taille", ajoutez "36", "38", "40", etc.

  

  

  Créer un article avec des variantes et des déclinaisons

  Important : Il n'est pas possible d'associer des variantes à un article déjà créé. Il vous faudra donc créer un nouvel article en suivant les étapes ci-dessous

  • Ouvrez le menu des fonctionnalités, et sélectionnez Fichier puis Articles

  

  • Pour créer un nouvel article avec des déclinaisons, cliquez sur Ajouter un article
  • Remplissez les informations pertinentes pour votre article (famille article, fournisseur, prix d'achat HT, prix de vente TTC, etc.)
  • Cochez les cases "Stocké" et "Permanent" afin de suivre les niveaux de stocks de votre article décliné

  

  Attribuer des valeurs de variantes lors de la création de fiche article

  • Avant d'enregistrer l'article, qui finalisera sa création, cliquez sur le bloc Déclinaisons

  

  ‍

  Il est impératif d'associer les déclinaisons avant d'enregistrer l'article.

  • Sélectionnez la ou les variantes souhaitées, au préalablement créée lors de la première étape
  • Cliquez sur Valider

  

  • Cliquez à présent sur Enregistrer pour créer l'article

  Bon à savoir : A partir de ce moment, la fiche article est créée avec deux déclinaisons qui ne pourront plus être modifiées par la suite

  

  • Sélectionnez sur les déclinaisons (c'est à dire les valeurs des variantes) pertinentes pour votre article, et cliquez sur Valider

  

  

  Modifier les tarifs de chacune des variantes

  Bon à savoir : Vous avez à présent créé une fiche article "modèle" qui comporte des déclinaisons en fonction de variantes. Vous pourrez y associer des tarifs de vente et d'achat différents en fonction de chaque déclinaison

  • Au sein du bloc "Déclinaison", cliquez sur la déclinaison que vous souhaitez modifier
  • Vous pouvez modifier le prix d'achat HT (champ "PU HT"), le prix de vente TTC (champ "PU TTC"). Ces modifications sont faites sur la base des prix indiqués sur la fiche article "modèle"
  • Dans notre exemple, nous avons l'article de référence "Tshirt Soleil", qui possède deux variantes (Couleur et Taille), et nous avons sélectionné la déclinaison "T-shirt Soleil en Couleur Noire et Taille 36)
  • Pour indiquer que cette déclinaison aura un prix de vente TTC de 20 € de moins que l'article de référence, il faut indiquer "-20,00" dans le champ "Variation TTC"
  • Il est également possible de modifier un prix avec une variation positive, aussi bien en HT qu'en TTC

  

  • Cliquez sur Valider
  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications

  Ajouter des quantités de stocks à des variantes articles

  Important à savoir : l'ajout de stocks pour les articles avec variantes est en cours d'amélioration et de simplification suite à vos retours.

  • Ouvrez le menu des fonctionnalités, cliquez sur Stocks puis Mouvements

  

  • Cliquez sur Ajouter avec assistant
  • Coche Entrée en stock en Mode d'ajout
  • Choisissez le Réception fournisseur comme Type

  

  

  • Sélectionnez l'article de référence possédant des variantes et auquel vous souhaitez ajouter un stock

  Bon à savoir : Comment réaliser un mouvement de stocks

  

  • Au sein de la liste déroulante, sélectionnez le ou les articles auxquels vous souhaitez ajouter des stocks
  • Remplissez les champs Quantité du mouvement

  

  • Cliquez ensuite sur Confirmer l'ajout. Une seconde confirmation vous est demandée, confirmez également

  

  Important : Un mouvement de stock validé ne peut plus être modifié ou annulé, vous devez alors saisir un nouveau mouvement pour compenser une erreur de saisie.

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• Présentation de la fiche article

  Les fiches articles sont des éléments importants de votre logiciel de caisse. Elles composent votre catalogue article. Correctement organisées, elles permettent de gagner un temps non négligeable lors de l'encaissement, mais aussi de suivre avec précision ses marges, la performance de l'article et bien plus.

  C’est pourquoi il est important de créer des fiches articles complètes et cohérentes afin de faciliter les futurs traitements et manipulations.

  Comment fonctionne une fiche article

  La fiche article est composée de plusieurs sections, permettant de répondre à un ensemble de spécificités métier.  
  Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des sections, en cliquant sur le bouton de configuration en haut à droite de la section "Informations générales", et d’afficher les sections pertinentes à votre métier ou vos préférences de gestion.

  La barre d’action en bas à droite de votre écran permet :

  • D’enregistrer des modifications  
  • De passer d’une fiche article a une autre, en cliquant sur les flèches
  • De revenir en arrière sur la base articles après une modification, en cliquant sur la flèche retour.

  Cette barre, permet deux actions rapides, en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez :

  • Dupliquer l’article afficher sur votre écran
  • Ajouter un nouvel article après avoir terminé la création du précédent

  Conditions préalables

  Avant de pouvoir créer des fiches articles, il est nécessaire de compléter une liste de prérequis

  1. Créer un système de classification (famille, sous-famille, marque, etc.)

  2. Créer des profils TVA

  3. Créer des fournisseurs

  Pop-up des informations clés

  Sur chaque fiche article, on retrouve sur la droite de l’écran, une page présentant les chiffres clefs de l’article.

  On retrouve les indicateurs clefs de performances de l’article, les volumes des ventes, mais également 2 liens d’accès. En bas de la fenêtre, le lien « liste des vente » conduit vers l’historique du détails des lignes de vente, retraçant les ventes de l’article. En dessous, on retrouve la « liste des mouvements de stocks ».

  Informations générales d'une fiche article

  

  La section d’informations générales contient tous les éléments principaux pour créer une fiche article.

  • On retrouve la désignation, qui correspond au nom de l’article et qui sera le nom affiché sur votre catalogue article et sur l'écran de vente. Choisissez un nom reconnaissable et clair
     

  • On retrouve en dessous la description, souvent un texte présentant l'article, qui pourra être affiché en vente en guise de support au vendeur
     
  • A droite, s'affiche le prix de vente TTC, directement modifiable en cliquant dessus (par défaut « 0,00€ » s'affiche), l’indice de performance article (étoiles), une pastille de couleur pour gérer les opérations commerciales, et enfin le volume de stock

  • En dessous, on retrouve les 6 éléments de classifications, puis le fournisseur et sa référence, le profil TVA et le profil fidélité

  • Sur la partie de gauche on retrouve la ou les photos de l'article

  Il est possible d’ajouter une photo rapidement en cliquant sur le +.

  Si vous souhaitez ajouter plus de photos, cliquez sur "Personnaliser l’affichage" puis « + ». Vous pouvez alors ajouter une photo principale, une vignette et une photo secondaire. Si vous restez sur cette zone, en descendant la fenêtre vous avez la possibilité d’ajouter d’autres photos. N’oubliez pas de valider avant de quitter.

  Enfin on retrouve sous la photo de la fiche article, 3 éléments :

  • "Stocké", signifiant que le comptage de stock est actif pour cet article (vous pourrez alors suivre les quantités en stock et leur évolutions)
  • "Permanent" vous permet d'identifier l'article comme composant de façon permanente votre catalogue article. Cela vous est notamment utile pour analyser les performances de vente
  • "En ligne" vous permet d'un seul clic d'envoyer cet article sur votre site e-commerce

  Le stock sur une fiche article

  La section Stock permet de visualiser l’état des stocks de l’article. On peut depuis cet espace :

  • Définir une quantité minimal et maximale pour chaque article afin d'avoir des alertes en cas de rupture prochaine ou de sur stockage
  • Gérer un conditionnement. Cliquez sur conditionnement et choisissez un conditionnement créé au préalable

  

  Les tarifs de vente sur une fiche article

  En plus du tarif principal (affiché en vert ici) créé dans la première section "Information principale" de la fiche article, vous pouvez créez autant de tarifs de vente différents pour un même article. Vous pouvez depuis cet espace consulter tous les tarifs de vente, ainsi qu’ajouter de nouveaux tarifs.

  Bon à savoir : la fiche article fait apparaitre le tarif principal appliqué à tous les clients et n’ayant pas de conditions particulières (voir définitions ci-dessous)

  

  Les principaux types de tarifs de ventes sur le logiciel de caisse sont les suivants :

  Tarif de vente selon des conditions

  • Tarif à la quantité (minimale et maximale)
  • Tarif selon le conditionnement

  Tarif de vente selon le bénéficiaire

  • Tarif client
  • Tarif famille tarifaire
  • Tarif magasin

  Tarif de vente selon une période

  • Tarif sur une période personnalisée
  • Tarif selon le jour de la semaine
  • Tarif Happy Hours

  Tarif de vente principal

  Il est défini comme suit : il n’est ni attribué à un client (ou à une famille tarifaire), n'est pas configuré en fonction d'une quantité minimale ou maximale, ni en conditionnement, ni sur une période définie, et enfin il n'est affecté par aucune opération de promotion, de remise.

  Explications du fonctionnement des tarifs

  Tarifs par quantité

  Lors de la création d’un nouveau tarif de vente, vous pouvez affecter une quantité minimale ou maximale d’application du tarif en question. Par exemple, vous pourrez créer des tarifs dégressif, plus un client achète un article, plus il profite de tarifs avantageux !

  Tarif par conditionnement

  Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter ce tarif à un conditionnement préalablement créé. Pour cela choisissez le conditionnement dans la case conditionnement en bas de la fenêtre de tarif, puis affectez le prix voulu.

  Tarifs par bénéficiaire

  Les tarifs clients sont prioritaires sur tout autre tarif puisqu’il s’agit de tarifs négociés avec votre client. Le tarif de vente TTC indiqué pour un client identifié s'appliquera alors en caisse lors de son passage

  Vous pouvez notamment :

      1. Affecter un prix a un client sur une référence article :

  Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner le client et lui affecter un tarif.

       2. Affecter une remise associée à une famille tarifaire :

  Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner un tarif de vente, puis affectez une famille tarifaire à ce dernier.

  Pour que ce tarif de vente soit effectif lors d'un passage en caisse, il est nécessaire au préalable d'avoir créé des familles tarifaires et de les avoirs affectées aux clients pour lesquels vous souhaitez le faire bénéficier. Un client qui est relié à une famille tarifaire aura alors lors de son passage en caisse le tarif de vente possédant la famille tarifaire identique.

  Tarifs par période

  Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter une période personnalisée conditionnant l’application d’un tarif sur un produit. Cela peut être pertinent pour gagner du temps pendant les périodes de soldes.

  De la même manière vous pouvez créer un tarif de vente sur une période de la journée par exemple les HappyHours, ou bien pour destocker en fin de journée vos invendus alimentaires ou sur un jour de la semaine.

  Remarque : Les tarifs sont enregistrés en TTC, que vous les ayez saisis en HT ou TTC, ceci afin d’éviter tous problèmes liés aux arrondis sur les totaux suite au calcul de la TVA.

  Les tarifs d'achat sur une fiche article

  Compléter les tarifs d’achats sur vos fiches articles vous permet de calculer automatiquement la marge réalisé sur l'article en question. Il vous est possible de désigner plusieurs fournisseurs pour un même produit, avec différents tarifs d'achat. Votre marge sera donc calculée sur le prix d'achat moyen pondéré par les quantités achetées.

  Bon à savoir : avant de pouvoir renseigner un tarif d’achat, il est nécessaire de créer un fournisseur.  

  Voir : Comment créer un fournisseur ?

  

  Si vous avez déjà créé un fournisseur, vous pouvez ajouter ce fournisseur dans la fenêtre fournisseurs. Renseigner ensuite le délai de livraison. Par défaut le délai de livraison est de 10 jours.

  Compléter la devise d'achat auprès de votre fournisseur, indiquez le "PCB" (Prix par Combien), c'est à dire le nombre d’unités minimale à acheter quand vous passez une commande chez ce fournisseur

  Cliquez ensuite sur "Ajouter un tarif". Affectez de nouveau la devise adéquate, puis le prix d'achat unitaire HT, la remise fournisseur potentielle le cas échéant.

  Comme pour le tarif de vente, vous avez la possibilité de créer différents tarifs d’achat :

  • Tarif par période
  • Tarif par conditions
  • Quantité minimale et maximale  
  • Conditionnement (à ne pas confondre avec le PCB. Le conditionnement permet d'indiquer le nombre d’unité rentrant dans le stock pour l’achat d’une (1) quantité auprès de ce fournisseur)
  • Type de magasin

  Validez ensuite les modifications

  Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs par articles, avec plusieurs tarifs d'achat par fournisseurs

  La gestion des GTIN sur une fiche article

  Cette section présente les différents codes qui peuvent être attribué à un article. mybe prévoit un ensemble de code différents permettant de répondre à plusieurs cas d’usage. Ces codes peuvent être des codes à barres, des codes courts, des codes à barres poids/prix, des codes articles.

  Important à savoir : Par défaut, pour chaque article il est créé et affecté un GTIN automatiquement, permettant d’identifier l’article. Ce code est considéré comme le code principal par défaut.

  En cliquant sur "Ajouter", vous pouvez ajouter d’autre codes à un même article selon votre classification interne

  • Un code libre (code libre pour faciliter l’identification des articles en interne)
  • Un code article (code supplémentaires pour prévoir des imports de données)
  • Un PLU (numéro d’identification à 5 chiffres pour les fruits et légumes)

  • Un EAN (Les codes EAN sont un code-barres long pour l'identification numérique de produits et informations alphanumériques)

  Pour chacun de ces nouveaux codes vous pouvez affecter un libellé, quantité, et un conditionnement.  

  Voir : Comment affecter un conditionnement à un article ?
   

  Personnaliser une fiche article

  Bon à savoir : Il est possible de n'afficher que les éléments utiles pour une fiche article. Les différents blocs indiqués ci-dessous ne sont pas utiles en permanence, vous pouvez ainsi les cacher.

  Bloc Paramètres

  Cette section "Paramètres" permet de gérer un ensemble de règles de gestion particulières à l’échelle de l’article.

  Bon à savoir : Ces paramètres sont notamment dupliqués lorsque vous dupliquez un article pour gagner du temps lors des créations

  

  Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir :

  • La quantité par défaut, 1 étant recommandé.

  Il est possible de mettre 0 par exemple pour les articles nécessitant de la pesée. Il sera alors demandé de compléter la quantité sur votre écran de caisse lors d'une vente.

  • L’unité, qui est l’unité de gestion de stock, cet élément est important car il détermine également le nombre de décimales sur la quantité en saisie. Par exemple si vous précisez « Kg », le nombre de décimale sera automatiquement de 2

  •  Le profil comptable, cet élément est important pour la gestion puisqu’il affectera l’article à un profil particulier et influencera la gestion du point de vente.  

  • Vous retrouvez à ce niveau les « Champs libre 1 et 2 », faisant partie du système de classification (Famille, Sous-famille, etc.)

  Dans Achat et vente, vous trouverez les règles de comportement de l’article lors d'une vente sur votre logiciel de caisse

  Dans Article offert, vous pouvez choisir d’offrir un article pour une période

  Dans Poids et volume, vous pouvez définir les valeurs de poids et de volume de l’article

  Dans Prix conseillé, vous pouvez définir le prix conseillé par le distributeur par exemple. C’est un champ informatif qui n'a pas d'impact lors de la vente

  Dans Traçabilité, vous pouvez activer la traçabilité sur un article. Un numéro de série devra être saisi ou scanné au moment de la vente pour les articles concernés. Cela est notamment utile dans la gestion de vos cartes cadeaux ou bon d'achats

  Paramétrages des taxes

  Ce champ permet d’associer des taxes à l’article, il peut s’agir de la valeur de l'écotaxe à communiquer aux clients à titre d'information.

  Il est possible d’ajouter des taxes dans le module "Configuration du dossier", fonctionnalité "Financiers", puis "Taxes".

  Pour plus d'informations sur la gestion des taxes : Comment gérer la taxe d'éco-participation ?

  Paramétrages des notes et des alertes

  La section "Notes" permet d’ajouter des notes manuscrites sur un article.

  La section "Alertes" permet d’ajouter des alertes sur un article. Plusieurs types d’alertes sont possibles sur mybe :

  • Messages interne, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur le tableau de bord sur votre écran d'accueil
  • Message au client, cela permet d’afficher un message en vente
  • Risque de ruptures de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
  • Rupture de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
  • Dépassement des dates de péremptions

  Pour paramétrer une alerte, choisissez le type d’alerte, affectez une valeur numéraire si cela est pertinent, ainsi qu’une date de début et/ou de fin

  Inscrivez ensuite un message dans la zone dédiée, puis cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter plusieurs types d’alertes

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