Commerçants, artisans, passez à la vitesse supérieure.

Accéder aux Opérations Commerciales

• Allez dans le menu Marketing et sélectionnez Opérations Commerciales.

Ajouter une nouvelle opération commerciale

• Cliquez sur Ajouter une opération commerciale.

• Donnez un nom à cette opération, visible en interne.
• Indiquez la période de durée de la promotion.
• Renseignez le libellé de la promotion, visible par le client.

Configurer les Conditions

• Descendez jusqu'à la section Condition.
• Certains éléments sont pré-configurés par défaut, comme Mode du document, Famille Tarifaire, Carte de fidélité, et Magasin. Vous pouvez les modifier selon vos besoins.
  • Mode du document : Sélectionnez si l'opération s'applique au tarif HT, TTC ou aux deux.
  • Famille Tarifaire : Choisissez la famille tarifaire concernée par l'opération.
  • Carte de fidélité : Indiquez si l'opération est liée à un programme de fidélité.
• Cochez l'option Vente magasin pour appliquer l'opération aux ventes en magasin. Si vous avez l'offre multimagasin, vous pouvez cocher d'autres options pour les inclure.

Définir les Avantages

• Descendez jusqu'à la section Avantages.
• Sélectionnez le type d'avantages que vous souhaitez mettre en place :
  • Le moins cher - Remise : pour une remise en pourcentage sur l'article le moins cher.
  • Le moins cher - Prix : pour une remise en prix sur l'article le moins cher.
  • Remise progressive : pour des remises progressives après certains paliers.
  • Le Tout - Remise : pour une remise en pourcentage sur l'ensemble du panier.
  • Le Tout - Prix (Forfait) : pour que l'ensemble soit égal au montant indiqué.
• Renseignez la valeur de la remise en pourcentage ou en prix, selon le type d'avantage choisi.

Paramétrer les Combinaisons

• Allez dans le bloc Combinaison pour sélectionner les articles concernés par l'opération commerciale.
• Plusieurs pastilles rondes grises sont affichées.
• Si l'opération s'applique à tous les articles, laissez la pastille grise (couleur par défaut).

• Si vous souhaitez paramétrer l'opération pour certains articles seulement, cliquez sur une pastille grise et sélectionnez une autre couleur (par exemple, bleu).

• Pour une promotion du type "1 article acheté, le 2ème à -20%", colorez deux pastilles pour indiquer que l'opération s'appliquera sur le deuxième article de cette pastille.

Personnalisations particulières

Bon à savoir : selon votre mode de fonctionnement, il est possible d'exclure des opérations commerciales les articles soumis à une remise (€ ou %) directement réalisée depuis la caisse, ou sujette à promotion, de telle sorte à ne pas cumuler les réductions.

• Descendez jusqu'à Exclure les lignes suivantes des opérations commerciales pour paramétrer les exceptions.

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Enregistrer l'Opération

• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'opération commerciale.

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Accéder au Catalogue des Articles

• Rendez-vous dans le catalogue des articles via le menu principal.

Modifier une Fiche Article

• Ouvrez la fiche article concernée.
• Cliquez sur la zone de pastille et sélectionnez la couleur choisie pour l'opération (par exemple, bleu).

• Enregistrez les modifications.

Modifier plusieurs articles d'un coup

• Rendez-vous dans le catalogue des articles via le menu principal.
• Sélectionnez les articles dans le tableau en cochant la case sur la droite.
• Cliquez sur "Modifier les articles sélectionnés".
• Cochez la case "Opération commerciale" et cliquez sur la pastille de couleur grise.

• Sélectionnez ensuite la couleur souhaitée, puis cliquez sur "Valider" et enfin sur "Appliquer aux articles sélectionnés".

Les familles d’articles permettent de structurer votre catalogue produits et d’analyser plus facilement vos ventes. À la fin de cet article, vous saurez créer une famille d’articles depuis la configuration de mybe en quelques clics.

Astuce mybe : Vous ouvrez un premier point de vente ou vous n’avez pas d’expérience dans le commerce de détail ? Nous vous recommandons d’utiliser uniquement les classifications Familles et Sous-familles pour les premiers mois. Vous pourrez par la suite en ajouter de nouvelles simplement et en quelques clics.

Étape 1 : Depuis le menu latéral gauche, cliquez sur Configuration‍

‍Étape 2 : Cliquez sur Classifications articles‍

‍Étape 3 : Sélectionnez Familles

Étape 1 : Cliquez sur Ajouter une famille‍

‍Étape 2 : Renseignez le nom de la famille (Exemples : Décoration, Jouets, Textile, Accessoires)

‍Étape 3 : Cliquez sur Enregistrer

Etape 1 : Sélectionnez un profil d'accès ou cliquez sur Ajouter un profil d'accès afin d'en créer un nouveau

Par défaut, vous trouverez 4 profils d'accès pré-configurés dans mybe: Administrateur, Gérant, Vendeur et Expert-Comptable.

Bon à savoir : un profil d'accès est ensuite associé à un ou plusieurs utilisateur. Il régit les droits et blocage de l'utilisateur sur l'application

Etape 1 : Parcourez le détail des accès pour le profil sélectionné

Etape 2 : Activez ou désactivez les accès aux fonctionnalités de l'application en cliquant sur les sélecteurs

Etape 3 : Cliquez sur Enregistrer

Etape 1 : Depuis la fonctionnalité Equipe, cliquez sur Utilisateurs

Etape 2 : Sélectionnez l'utilisateur souhaité

Etape 3 : Dans Profil, sélectionnez un profil d'accès

Etape 4 : Cliquez sur Enregistrer

Etape 1 : Depuis la barre latérale de fonctionnalités, accédez à "Equipe"

Etape 2 : Cliquez sur "Utilisateurs"

Etape 3 : Cliquez sur "Ajouter un utilisateur"‍

Etape 4 : Remplissez le nom et les coordonnées de l'utilisateur

Important à savoir : sur mybe, chaque utilisateur doit posséder une adresse mail unique

Etape 5 : Attribuez à l'utilisateur un Profil d'accès

Etape 6 : Cliquez sur "Enregistrer". L'utilisateur concerné recevra automatiquement sur l'e-mail renseigné des identifiants avec des codes d'accès personnels pour se connecter

Remarque : Un profil utilisateur "Admin Store" est paramétré au sein de votre abonnement afin de vous accompagner lors d'opération d'assistances. Ne modifiez ni supprimez pas ce dernier.

Découvrez ci-dessous les paramétrages possibles pour un utilisateur :

Administrateur : en cochant cette case, l'utilisateur concerné aura accès à la totalité de l'application mybe, qu'importe le profil d'accès qui lui a été attribué. Il est recommandé d'accorder ce droit à un nombre restreint de personnes

Vendeur : en cochant cette case, l'utilisateur concerné pourra être sélectionné en tant que vendeur en caisse, vous pourrez suivre ses ventes via le rapport de ventes, et le nom à affiché sera mentionné sur les tickets de caisse

Il est possible d'attribuer des Environnements à un utilisateur. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les réseaux de magasins avec de nombreux utilisateurs. Pour la gestion de 4 à 5 utilisateurs, nous vous recommandons de laisser en "Libre" les 4 environnements.

Autoriser l'utilisateur à travailler sans fonds de caisse n'est pas recommandé. Nous vous conseillons donc de ne pas cocher cette option de manière générale

Pour aller plus loin : approfondissez la notion d'Environnement de caisse : qu'est-ce qu'un environnement ?

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Découvrez dans cet article comment personnaliser votre ticket de caisse.

Etape 1 : Depuis la fonctionnalité Marketing, cliquez sur Personnalisation des documents

Etape 2 : Ouvrez le bloc Logo

Etape 3 : Cliquez sur l'icône Logo

Etape 4 : Chargez depuis votre ordinateur le logo souhaité en tête de ticket

Etape 5 : Cliquez sur Enregistrer

Etape 1 : Depuis la fonctionnalité Marketing, cliquez sur Personnalisation des documents

Etape 2 : Ouvrez le bloc Paramètres des documents imprimés

Etape 3 : Personnalisez vos messages

Idées de message personnalisé : horaires d'ouverture, réseaux sociaux, mot de remerciement, incitation à laisser un avis positif Google, incitation à intégrer le programme de fidélité

Etape 1 : Dans Modèles de message, cliquez sur Ajouter un modèle

Etape 2 : Donnez un nom à votre modèle, puis remplissez l'objet du mail ainsi que le corps du texte

Etape 3 : Ajoutez des balises en cliquant sur les 3 points (aussi bien dans le corps que dans l'objet du mail)

Etape 4 : Personnalisez à votre guise vos modèles d'envoi par mail !

Découvrez dans cet article comment paramétrer et gérer la taxe DEEE (Déchets d'Équipements Électriques et Électroniques) sur vos équipements électriques et électroniques sur mybe.

Première étape : Accédez à la fonctionnalité "Taxes"

Deuxième étape : Cliquez sur "Ajouter une taxe"

Troisième étape : Dans le champ "Nom", indiquez "DEEE"

Quatrième étape : Dans la liste "Base de calcul", sélectionnez "Quantité de la ligne"

Cinquième étape : Dans le champ "Valeur", indiquez le chiffre 1

Sixième étape : Dans la liste "Profil TVA", sélectionnez la TVA associée (habituellement 20%)

Septième étape : Cochez la case "Utiliser en priorité la valeur configurée au niveau de l'article"

Huitième étape : Dans la section "Vente", cochez les cases suivantes :

• Appliquer au niveau des ventes : permet d'intégrer l'éco-participation lors d'une vente
• Afficher au niveau de la ligne : permet sur le document de vente, d'afficher l'éco-participation au niveau de la ligne de l'article concerné
• Comptabiliser au niveau du HT du document : permet d'intégrer le montant hors-taxe de l'éco-participation dans le total à régler
• Afficher au niveau du tableau des taxes : permet d'afficher un tableau distinct détaillant la ou les taxes sur les documents de vente

Neuvième étape : Le cas échéant, indiquez les comptes comptables liés à cette taxe

‍Dixième étape : Cliquez sur "Enregistrer" pour créer la taxe éco-participation

Accédez à la fiche article concernée par la taxe DEEE

Première étape : Depuis la fiche article, accédez et ouvrez le bloc "Taxes"

Deuxième étape : Cochez la case "DEEE"

Troisième étape : Indiquez le montant HT de la taxe DEEE

Bon à savoir : le montant HT de la taxe est donné directement par votre fournisseur

‍Quatrième étape : Cliquez sur "Enregistrer"

Accédez à la fonctionnalité "Informations comptables" du module "Finance"

Première étape : Sélectionnez la période souhaitée

Deuxième étape : Le montant de la taxe DEEE collectée s'affiche dans la partie "Taxes non incluses"

Troisième étape : Envoyez ces informations à votre expert-comptable, ou bien créez lui un accès utilisateur pour qu'il puisse récupérer les informations financières directement

La taxe DEEE (Déchets d'Équipements Électriques et Électroniques), aussi appelée éco-participation, est une contribution financière mise en place pour financer la collecte, le recyclage et le traitement des déchets issus des équipements électriques et électroniques. Elle s'inscrit dans le cadre de la politique de développement durable et vise à limiter l'impact environnemental des produits électroniques en fin de vie. Voici comment elle fonctionne :

Application de la taxe DEEE :

La taxe DEEE concerne la plupart des équipements électriques et électroniques, tels que les appareils électroménagers, les ordinateurs, les téléviseurs, les téléphones, les lampes, etc. Cette taxe est appliquée sur tous les produits neufs vendus par les fabricants et distributeurs.

Lorsque vous achetez un appareil concerné, la DEEE est mentionnée séparément sur la facture. Elle est collectée par le vendeur puis reversée à des organismes agréés responsables du traitement des DEEE.

Montant de la taxe

Le montant de la taxe DEEE varie en fonction du type de produit et de son poids. Il est fixé par les éco-organismes chargés de gérer les déchets (comme Eco-systèmes, Ecologic ou Recylum), en concertation avec les autorités publiques. Par exemple :

• Pour un petit appareil électroménager, la taxe peut être de quelques centimes.
• Pour un grand réfrigérateur ou une machine à laver, elle peut atteindre quelques euros.

Le montant est régulièrement réévalué en fonction des coûts de traitement des déchets.

Utilisation de la taxe DEEE

La DEEE collectée est utilisée pour financer :

• La collecte des déchets : mise en place de points de collecte (déchèteries, magasins qui récupèrent les anciens appareils lors de l'achat d'un nouveau, etc.).
• Le transport des DEEE vers les centres de traitement.
• Le traitement et le recyclage des équipements : démontage, dépollution, récupération des matériaux recyclables (plastique, métal, verre, etc.).

Principe du "1 pour 1"

Un autre aspect important est l'obligation pour les distributeurs d'assurer le retour des anciens appareils lors de l'achat d'un nouveau similaire. C’est ce qu’on appelle le principe du "1 pour 1" : si vous achetez un nouveau réfrigérateur, le magasin est tenu de reprendre gratuitement votre ancien réfrigérateur.

Impact environnemental

La taxe DEEE a été mise en place dans le cadre de la directive européenne 2002/96/CE, révisée en 2012, qui vise à augmenter le taux de recyclage des appareils électriques et électroniques et à réduire l'impact environnemental de leur fin de vie. En contribuant à la filière du recyclage, cette taxe permet de limiter l'accumulation des déchets dangereux et de favoriser la réutilisation des matériaux.

Après avoir rempli le fichier excel d'import client découvrez les étapes à suivre pour importer rapidement toute votre base client simplement sur l'application.

Avant de commencer l'importation, assurez-vous que votre fichier Excel est correctement rempli - retrouvez ici l'article permettant de vous en assurer.

Pré-requis 1 : Les colonnes obligatoires sont correctement remplies (liste ci-dessous)

• Code groupe
• Prénom
• Nom
• Famille
• Famille tarifaire

Pré-requis 2 : Chaque ligne d'article possède un code groupe unique en colonne A

Pré-requis 3 : Il n'y a pas de ligne vide avant la dernière ligne de votre fichier d'import

Pré-requis 4 : Vous avez supprimé les colonnes inutilisées de votre fichier d'import

1. Depuis votre application mybe, ouvrez le menu des fonctionnalités

2. Allez dans la fonctionnalité Configuration > Paramètres > Import de données

• Cliquez sur en bas à droite sur "Importer des données", puis sélectionnez "Client" pour importer des clients

2. Cliquez sur Veuillez sélectionner un fichier Excel ou CSV ou déposez directement le fichier d'import template à importer, validez

3. Allez sur la ligne Identification et sélectionnez Code groupe puis "Enregistrer"

Bon à savoir : Le champ "Identification" permet d'associer chaque client à un code groupe unique. Cela vous permettra à l'avenir de faire des modifications rapides de caractéristiques clients depuis un nouvel import de données clients, en plus d'éviter les doublons de fiches clients lors d'achats en points de vente différents (en ligne et en physique par exemple. Le rapprochement est géré automatiquement par l'application)

1. En bas de votre page, cliquez sur le bloc Colonnes

2. Faites correspondre la colonne de votre fichier et le terme équivalent de correspondance dans le logiciel

Bon à savoir : Un libellé indiqué en blanc signifie qu'il n'y a aucune action requise. En orange et en rouge, cela signifie qu'une action est requise avant de commencer l'import

3. Pour les correspondances en orange, une action est requise. Cliquez sur le stylo sur la droite de chaque ligne orange. Indiquez "Valeur à ajouter" pour que mybe crée automatiquement la valeur, ou associez à la valeur déjà existante

4. Assurez-vous que toutes les lignes soient vertes ou blanches avant de continuer et que la colonne de votre fichier corresponde bien à la colonne correspondance

5. Cliquez sur "Enregistrer". Un message "Elément enregistré" apparaîtra et vous serez ramené à la liste des imports de données

Bon à savoir : Vous ne pourrez commencer l'import que lorsque tous les libellés de la colonne "Correspondance" sont indiqués en couleur blanche ou verte

Note : Si une colonne de votre fichier Excel est vide, supprimez cette colonne de votre fichier et réimportez ce dernier, mis à jour, dans l'application pour éviter un message d'erreur

1. Cliquez sur les trois points superposés en bas à droite de votre écran, puis sur "Vérification". Le logiciel vérifiera automatiquement pour vous que le fichier est prêt pour l'import. En cas de rapport de vérification comportant des problèmes, cliquez sur "Rapport" afin d'identifier ces derniers (code article en doublon, colonne vide, etc.). Corrigez ces derniers dans votre fichier Excel le cas échéant, puis réimportez votre fichier et revenez en première étape ci-dessus

2. Depuis votre liste d'import de données, sélectionnez l'import client en cours dont le statut est "Verification effecutée" une fois celle-ci terminée. Utilisez les filtres d'affichage située à droite de la barre de recherche si nécessaire

3. ‍Avant d'importer, assurez vous que le Rapport est en vert. Autrement, corrigez votre fichier Excel.

4. Retournez aux trois points en bas à droite de votre écran, cliquez sur "Importation", puis "Continuer".

5. Attendez quelques secondes que l'état d'avancement de l'import soit à 100%

6. Retrouvez tous vos clients directement sur votre application depuis le module "Fichiers" et "Clients"

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des clients pendant la formation.

Si vous disposez d'une base client existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos fiches client, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos clients.

• Cliquez ici pour télécharger le fichier template à remplir afin d'importer votre base client (pensez à vérifier votre dossier téléchargements sur votre ordinateur après avoir cliqué sur le lien)

Création de types de fidélité

Si vous avez souscrit au module de fidélité, il est recommandé d'avoir créé les types de fidélité en amont afin de pouvoir les associer directement à chaque client lors de l'import.

Pour plus d'information, regardez comment mettre en place des programmes de fidélité.

Création de familles tarifaires

Associer différentes familles tarifaires à vos clients vous permettra de gérer plusieurs tarifs de vente par article selon le type de client.

Il est ainsi recommandé d'avoir créé les familles tarifaires en amont afin de pouvoir les associer directement à chaque client lors de l'import.

Pour plus d'information, découvrez comment personnaliser des familles tarifaires pour ses clients.

Bon à savoir : 5 colonnes sont obligatoires à remplir pour l'import car elles permettent d'identifier un client unique et ainsi éviter les doublons

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes obligatoires du fichier d'import client.

Colonne A : "Code groupe" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Sans correspondance sur un code groupe, l'import ne fonctionnera pas car il permet d'assurer qu'il n'y a pas de doublon dans la base‍
• Important : chaque code groupe doit être unique et différent des autres pour bien être pris en compte lors de l'importation

Colonne C : "Prénom" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le prénom du client enregistré

Colonne D : "Nom" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le nom de famille du client enregistré

Colonne G : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille correspond à la famille du client importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide-en-ligne sur la gestion des familles clients

Colonne H : "Famille tarifaire" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille tarifaire correspond à la famille tarifaire du client importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide-en-ligne sur la gestion des familles tarifaires clients

Bon à savoir : les colonnes ci-dessous sont facultatives à remplir pour l'import. Cependant, nous vous recommandons de remplir les éléments de coordonnées (téléphone, adresse e-mail, code postal) lors de l'import afin d'utiliser ces dernières pour promouvoir vos offres, nouveautés, promotions directement auprès de vos clients

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes facultatives du fichier d'import client.

Colonne B : "Identité"

• Indiquez ici l'identité du client (Monsieur, Madame, Mademoiselle)

Colonne E : "Mobile" - FORTEMENT RECOMMANDE

• Le numéro de téléphone du client

Import à savoir : assurez-vous que le format de la cellule permet bien l'affichage au format "06 XX XX XX XX" et non pas "6 XX XX XX XX". Aussi, n'indiquez qu'un seul numéro de téléphone. Si le numéro possède un indicatif, indique "00XX". Ne pas avoir dans la cellule de lettres ou de symboles.

Colonne F : "Email" - FORTEMENT RECOMMANDE

• L'adresse email du client

Colonne I : "Adresse"

• L'adresse postale du client

Colonne J : "Ville"

• La ville du client

Colonne K : "Code postal"

• Le code postal du client

Colonne L : "Pays"

• Le pays du client

Colonne M : "Note"

• Si vous possédez un historique avec un client déjà existant lors du transfert de votre solution de caisse vers mybe, vous pouvez reprendre ce dernier en l'indiquant en note. Ces notes seront accessibles directement depuis la fiche client

Colonne N : "Anniversaire"

• La date anniversaire du client
• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Colonne O : "Type de fidélité"

• Ajoutez le type de fidélité auquel vous souhaitez rattacher votre client
• Découvrez comment créer des types de fidélité rapidement afin de faire revenir vos clients en magasin (article en cours de rédaction)

Colonne P : "Carte de fidélité"

• Important : cette colonne ne peut être remplie et importée que si vous avez attribué un type de fidélité au client
• Indiquez ici "Oui" ou "Non" afin de gérer ou non une carte de fidélité pour le client en question
• Une carte de fidélité pour un client permettra d'afficher sur ses documents de vente le nombre de points cumulés ainsi que le nombre de passages en magasin

Bon à savoir : Afin de gérer une carte de fidélité pour un client, il est nécessaire d'attribuer un type de fidélité à ce dernier. Sans type de fidélité attribué, l'application ne prendra pas en compte les points cumulés ainsi que le nombre de passages en magasin

• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Colonne Q : "Numéro carte de fidélité"

• Important : cette colonne ne peut être remplie et importée que si vous avez attribué une carte de fidélité au client
• Indiquez ici un numéro ou code unique de carte de fidélité
• Dans le cas de cartes de fidélités physiques, cela vous permettra de scanner le code barre lors de l'encaissement pour identifier le client
• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Bon à savoir : Veillez à vérifier les éléments ci-dessous avant de tenter d'importer votre fichier

Vérifications générales

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Assurez-vous qu'il n'y a aucune ligne vide au sein du fichier
• Assurez-vous que la colonne A "Code groupe" est intégralement remplie
• Assurez-vous que la colonne A "Code groupe" ne possède que des identifiants clients uniques
• Assurez-vous que chaque ligne client possède une Famille client
• Assurez-vous que chaque ligne client possède une Famille tarifaire

Vérifications liées à la fidélité client

• Si la colonne O "Types de fidélité" est associée à une ligne, assurez-vous que les colonnes P "Carte de fidélité" et Q "Numéro carte de fidélité" soient également remplies. Autrement, un message d'erreur s'affichera lors de la vérification automatique du fichier par l'application

Cet article détaille comment importer correctement le fichier permettant l'import des articles pendant la formation.

Avant de commencer l'importation, assurez-vous que votre fichier Excel est correctement rempli - retrouvez ici l'article permettant de vous en assurer.

Pré-requis 1 : Les colonnes principales sont correctement remplies (liste ci-dessous)

• Code article
• Désignation (nom article)
• Famille
• Tarif principal - PU TTC
• Fournisseur principal
• Fournisseur principal - PA HT
• Quantité à ajouter en stock
• Prix unitaire

Pré-requis 2 : Chaque ligne d'article possède un code article unique

Pré-requis 3 : Il n'y a pas de ligne vide avant la dernière ligne de votre fichier d'import

Pré-requis 4 : Vous avez supprimé les colonnes inutilisées de votre fichier d'import

Pré-requis 5 : La colonne "Stock" contient uniquement des quantités positives ou vides (il n'est pas possible d'importer un article avec une quantité à zéro)

Pré-requis 6 : Vérifiez bien que les quantités que vous avez rentrées soient correctes, notamment les quantités finissant avec un 0 comme 10/20/30/40

Première étape : Depuis votre application mybe, ouvrez le menu des fonctionnalités

Seconde étape : Dans la fonctionnalité Configuration > Paramètres > Import de données

Première étape : Cliquez sur Import de données, puis sélectionnez Articles

Seconde étape : Cliquez sur Veuillez sélectionner un fichier Excel ou CSV puis choisissez le fichier à importer et validez

Troisième étape : Allez sur la ligne Identification et sélectionnez Code article puis cliquez sur "Enregistrer"

Important à savoir : sans indiquer "Code article" dans le champ d'Identification, un message d'erreur apparaitra.

Important à savoir : Le champ "Identification" permet d'associer chaque ligne d'article à un code article unique. Cela vous permettra à l'avenir de faire des modifications rapides de caractéristiques articles (ajouts de stocks, modifications de prix, etc.) avec un nouvel import de données articles en utilisant le même code article souhaité.

Première étape : Cliquez sur le bloc Colonnes

Seconde étape : Faites correspondre la colonne de votre fichier et le terme équivalent dans le l'application

Important à savoir : Si les libellés sont indiqués en noir ou en vert, cela signifie que la correspondance est correctement effectuée. En revanche, si les libellés sont en orange ou en rouge, cela signifie qu'une action est requise de votre part pour valider la correspondance. Cliquez sur l'icône du crayon pour effectuer la correction nécessaire.

Troisième étape : Pour les correspondances en orange, une action est requise. Cliquez sur le stylo sur la droite. Indiquez "Valeur à ajouter" pour que mybe crée automatiquement la nouvelle valeur

Important à savoir : Si vous avez créé une famille "Accessoires" avec "s" à la fin, et que votre fichier d'import contient la famille "Accessoire" sans "s", alors faites correspondre la valeur avec celle déjà présente dans l'application, autrement le logiciel créera en doublon cette dernière.

Quatrième étape : Assurez-vous que toutes les lignes soient vertes ou blanches avant de continuer et que la colonne de votre fichier corresponde bien à la colonne correspondance

Cinquième étape : Cliquez sur "Enregistrer". Un message "Elément enregistré" apparaît

Bon à savoir : Vous ne pourrez commencer l'import que lorsque tous les libellés de la colonne "Correspondance" sont indiqués en couleur blanche ou verte

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Important à savoir : Si une colonne de votre fichier Excel est vide, supprimez cette colonne de votre fichier et réimportez ce dernier, mis à jour, dans l'application

‍Première étape : Cliquez sur les 3 points en bas à droite de l'écran

Seconde étape : Cliquez sur Vérification

Important à savoir : Le logiciel vérifiera automatiquement pour vous que le fichier est prêt pour l'import. En cas de rapport de vérification comportant des problèmes, cliquez sur "Rapport" afin d'identifier ces derniers (code article en doublon, colonne vide, etc.)

Troisième étape : Sélectionnez l'import que vous êtes en train de réaliser une fois que la vérification est indiquée effectuée à 100%

Astuce : Si vous ne voyez plus votre import, c'est que votre affichage en liste possède un filtre, pensez à vérifier ces derniers pour afficher toutes les étapes de l'importation.

Quatrième étape : Avant d'importer, assurez vous que le Rapport est en vert. Autrement, corrigez votre fichier Excel

Cinquième étape : Retournez aux trois points en bas à droite de votre écran, cliquez sur "Importation", puis "Continuer" et attendez quelques secondes le temps de l'import (vous pouvez cliquez sur Actualiser)

Dernière étape : Retrouvez tout votre catalogue article dans l'application

L'import est indiqué "Pré-vérification effectuée", mais je ne peux pas lancer la vérification

Cause du problème

• Vérifiez que vos correspondances soient correctement effectuées

Solution au problème

• Utilisez l'icône "Stylo" située à droite de chaque ligne de correspondance afin d'attribuer et enregistrer les bonnes correspondances

Important à savoir : vous ne pourrez pas lancer l'étape de vérification avant l'import si il reste des correspondances indiquées en rouge ou en orange

La vérification est indiquée effectuée avec erreur

Action à réaliser

• Cliquez sur l'icône "Rapport" afin d'identifier les lignes de votre fichier comportant des erreurs

Messages d'erreurs et solutions

• "Gtin est dupliqué dans le fichier" : cela signifie que la colonne "GTIN" de votre fichier comporte un ou plusieurs code GTIN en double/triple ou plus. Il faut un code GTIN unique pour chaque ligne
• "STOCK_QUANTITY_CAN_NOT_BE_ZERO" : cela signifie que la colonne "Quantité à ajouter en stock" de votre fichier comporte une ou plusieurs ligne avec un "0". Si vous ne souhaitez pas ajouter de stock pour une ligne, laissez vide cette colonne
• "Le fichier est vide" : cela signifie que votre fichier ne comporte aucune donnée à importer. Remplissez votre fichier afin d'importer les données‍
• "Variante pour article, pas modèle" : cela signifie la colonne "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)" ne contient pas de donnée. Remplissez cette colonne avec un code modèle unique afin d'importer les données
• "Famille/Sous Famille/Classification est dupliqué dans la base" : cela signifie que certaines de vos Familles/Sous-familles/Classifications articles sont déjà créées sur votre application alors que vous avez indiqué "Valeur à ajouter" dans la correspondance pour une Famille/Sous-famille/Classification sur l'application lors de la vérification avant l'import. Veillez à ne pas faire correspondre "Valeur à ajouter" lors de la correspondance des données qui sont déjà existantes sur l'application

‍

Vous rencontrez un problème non indiqué dans cet article ? Envoyez nous une capture d'écran du message d'erreur, nous reprendrons contact avec vous.

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

Cliquez ici pour télécharger le fichier modèle au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien).

Cas des articles avec variantes

Si vous possédez des articles avec et sans variantes, il est vivement recommandé de lire l'article sur comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Définitions importantes

• Une variante est l’attribut d’un article pouvant prendre différentes valeurs
  • Exemple : L’article “T-Shirt” possède la variante “Taille” et la variante “Couleur”
• La valeur d’une variante correspond à l’une des valeurs que peut prendre la variante
  • Exemple : Cet Article a 2 variantes. La variante “Taille” peut prendre les valeurs “S” et “M”, la variante “Couleur” peut prendre les valeurs “Rouge” et “Bleu”
• Une déclinaison est une combinaison précise et unique des valeurs variantes d’un article
  • Exemple : Le “T-Shirt” en “S” et “Rouge” est une des déclinaisons possibles de l’article “T shirt”

Cas des articles avec conditionnement

Si vous vendez des articles par pack (exemple : carton de 6 bouteilles de vin), il est possible d'utiliser la fonctionnalité de conditionnement plutot que de créer un article spécifique.

Découvrez ici comment gérer des conditionnements articles.

Cas d’utilisation du site vitrine / e-commerce mybe

Bon à savoir : Si vous utilisez un site internet, il est recommandé de passer par la création de variantes afin de présenter des fiches produits avec la possibilité de sélectionner les variantes.

Une fiche produit sans variantes dans votre base de données sera sans variantes sur votre site internet mybe, et vice-versa.

Codes articles, GTIN et articles avec variantes

Dans votre base de données articles, chaque code doit être unique et permet d’identifier une fiche article ou une déclinaison spécifique. Il est possible d’associer plusieurs codes à une même fiche article.

Il existe plusieurs types de GTIN dans mybe :

• Code Article : Code d’identification interne vous permettant d’identifier un article dans votre base de données. Il est unique par article et par déclinaison
• GTIN AUTO : Code affecté automatiquement par mybe
• EAN13 : Code d’identification à 13 chiffres utilisés dans le monde entier sur l'ensemble des produits de grande consommation
• PLU : Code d'identification à 4 ou 5 chiffres pour les fruits et légumes
• Code libre : Code d’identification qui ne correspond pas a un des codes présentés ci-dessus

Important à savoir : Lisez attentivement les informations pour chacune des colonnes que vous souhaitez remplir. Pour un import optimal, assurez-vous de bien effectuer les vérifications avant l'import détaillée en bas de cet article.

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

Colonne A : "Code article" - OBLIGATOIRE

• Le code article est un code unique permettant d’identifier un article dans votre base article.
• Si vous possédez déjà des codes pour vos articles, renseignez-les ici.
• Si vous n'en possédez pas, créez-les en indiquant une suite de chiffres continue dans cette colonne (ex : ART-001, ART-002, ART-003, etc.). Si vous laissez la colonne vide, mybe en générera automatiquement pour vous.
• Cas des articles avec variantes : Créer un code article unique par déclinaison

Important à savoir : chaque code article doit être unique et différent des autres codes de votre base articles, sinon l'import ne sera pas possible.

Colonne B : "GTIN Principal" (ou code EAN 13)

• GTIN (ou code-barres, ou code EAN, ou code libre) est le numéro associé à un code-barres, vous permettant en caisse de scanner ce dernier afin d'ajouter l'article au panier du client
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la gestion des codes barres‍
• Cas des articles avec variantes : vous pouvez indiquer un GTIN unique par déclinaison

Important à savoir : si les GTIN que vous souhaitez importer commencent par le chiffre 0, il arrive qu’Excel le supprime. Pour éviter cela, assurez vous que la cellule est au format “Texte” et que le 0 apparaît bien.

Colonne C : "Désignation" - OBLIGATOIRE

• La désignation est le nom de votre article. C’est le nom qui apparaitra sur votre écran de caisse et sur le ticket.
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même nom pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “T-Shirt Homme”)

Important à savoir : si vous gérez des déclinaisons d'articles (couleurs, matières, quantité, dosage, taux THC, etc.), il est fortement recommandé d'utiliser les variantes et déclinaisons articles. Trouvez ici comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Colonne D : "Famille" - OBLIGATOIRE

• La famille correspond à la première catégorie de vos articles. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille).
• Nous recommandons d’éviter d’utiliser un trop grand nombre de famille et d’utiliser des mots ou groupes de mots clairs, simples et précis (exemple: “Décoration”, “Vêtements”, etc.)
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même famille pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “Vêtements”)

Important à savoir : si la Famille indiquée n'existe pas déjà dans mybe, le logiciel la créera automatiquement lors de l'import.

Colonne E : "Sous-famille"

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille
• Si la Sous-famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Nous recommandons d’éviter d’utiliser un trop grand nombre de sous-famille par famille et d’utiliser des mots ou groupes de mots clairs, simples et précis (exemple: “Homme”, “Vaisselle”, etc.)

Colonne F : "Profil TVA" - OBLIGATOIRE

• Profil TVA correspond au taux de TVA relatif à l'article
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même sous-famille pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “Homme”)
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
  • Taux normal (20%)
  • Taux intermédiaire (10%)
  • Taux réduit (5,5%)
  • TVA sur marge (20%)
  • Franchise de TVA (c'est à dire pas de TVA)
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même taux de TVA pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “20%”)

Bon à savoir : Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle paramétrée par défaut sur la licence, c'est à dire le Taux normal (20%), qui est ajustable si besoin (DOM-TOM, etc.)

Colonne G : "PU TTC" - OBLIGATOIRE

• PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé.
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€" (exemple : 20,00 pour indiquer un tarif de vente à 20 €).

Colonne H : "Fournisseur" - OBLIGATOIRE

• Le fournisseur correspond au fournisseur de l'article importé.
• Rappel : à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité.
• Cas particuliers :
  • Si vous êtes votre propre fournisseur, créez une fiche fournisseur avec vos coordonnées.
  • Si vous faites de l'achat-revente et n'avez pas de fournisseur identifié, créez un fournisseur que vous pourrez nommer "Fournisseur divers".
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même fournisseur pour toutes les déclinaisons d’un même article
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs.

Qui est concerné ? Tous les plans sauf le plan Starter, qui ne permet pas la gestion de stocks. Si vous ne souhaitez pas importer ces données ou ajouter de stock, supprimez les colonnes.

Colonne I : "Prix fournisseur"

• Le Prix fournisseur correspond au prix d'achat hors taxe (PA HT) auquel vous avez acheté l'article auprès de votre fournisseur principal
• Cas des articles avec variante s: Indiquer le même taux de PA HT pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “12,00”)
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"‍
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne J : "Stock"

• Stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez ajouter dans vos stocks
• Si vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le stock de chaque déclinaison
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale (sauf si l’unité de l’article est en kg ou en mètre linéaire, etc.)

Bon à savoir : A chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera ajoutée à vos stocks déjà existants

Colonne K : "Valeur unitaire stock"

• Valeur unitaire stock est la valeur unitaire (c’est-à-dire pour 1 unité) utilisée pour valoriser les stocks indiqués en colonne précédente “Stock”.
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la valeur unitaire d’entrée en stock de chaque déclinaison
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"

Bon à savoir : Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne H : "Prix fournisseur". Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps

Important à savoir : Il faut laisser ces colonnes vides pour les articles sans variante. Si aucun de vos articles n’a de variante, supprimez ces colonnes.

Colonne L : "Modèle GTIN" - Uniquement pour les articles déclinés

• Modèle GTIN correspond au code du modèle de l'article possédant des déclinaisons. Ce code est unique par article, mais commun aux déclinaisons d’un même article
• Si votre article a plusieurs variantes, le Modèle GTIN est utilisé pour les affecter au même article.
• Chaque déclinaison sera donc sur une ligne différente dans le fichier, mais toutes devront avoir exactement le même code Modèle GTIN.
  • Exemple: L’article “T-shirt” possède les variantes “Taille” (en S et M) et “Couleur” (en Rouge et Bleu). Le fichier comporte les 4 lignes suivantes: T-shirt Rouge S, T-shirt Rouge M, T-shirt Bleu S, T-shirt Bleu M. Dans la colonne Modèle GTIN, toutes les lignes ont la valeur “MODELE-001” car chaque ligne correspond à une déclinaison de l’article T-shirt

Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Déclinaison - Article décliné - GTIN" et non "Modèle GTIN"

Colonne M : "Variante 1" - Uniquement pour les articles déclinés

• Variante 1 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, il sera nécessaire de la créer avant l’import. Pour cela, rendez-vous sur cet article comment gérer et créer des articles possédant des variantes
  • Exemples de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne N : "Valeur variante 1"

• Valeur variante 1 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Exemples :
  • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
  • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
  • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
  • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
  • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
  • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne O : "Variante 2"

• Variante 2 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, il sera nécessaire de la créer avant l’import. Pour cela, rendez-vous sur cet article comment gérer et créer des articles possédant des variantes
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne P : "Valeur variante 2"

• Valeur variante 2 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Vérifications avant l'import

Assurez vous des points suivants avant de tenter d'importer votre fichier :

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Laissez vide les lignes de la colonne "Quantité à ajouter en stock" si il n'y a pas de stock à importer, n'indiquez pas "0"
• Assurez-vous que chaque titre de colonne est unique
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" est ou bien intégralement remplie, ou bien complètement vide (génération automatique des codes par mybe)
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" ne possède que des identifiants articles uniques
• Assurez-vous que chaque ligne article possède une Famille et un Fournisseur
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que la colonne "Prix fournisseur" et la colonne "Valeur unitaire stock" soient strictement identiques
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que les quantités à importer en stocks soient les bonnes (colonne "Stock")
• Dans le cas où vous souhaitez importer des variantes articles : assurez-vous que toutes les déclinaisons d’un même article possèdent le même Code Modèle GTIN et que ce dernier est unique pour chaque article

Passage à l'import

Lorsque votre fichier est complété, vous pouvez vous préparer à lancer l’import. Pour cela, rendez vous sur cet article: Comment importer rapidement mon fichier d'articles excel sur mybe ?

Colonne Q : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

Colonne R : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Marque indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même marque pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne S : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 1 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 1 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne T : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 2 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 2 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne U : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 3 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 3 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Autre colonnes et informations articles

Dans vos imports de fichiers articles, il est possible d’ajouter d’autres données qui n’apparaissent pas dans le template Excel. Pour cela, il suffit d’indiquer le nom de la donnée à importer en titre de colonne, et d’indiquer les valeurs possibles en dessous.

Données destinées au paramétrage des sites internet mybe

• Article publié en ligne -“Vrai” si l’article doit être publié en ligne, “Faux” sinon
• Date de début de publication en ligne
• Date de fin de publication en ligne
• Description web - Longue description sur la page web de présentation de l’article
• Méta description web
• Méta mots clés web
• Méta titre web

Liste non exhaustive d’autres données importables

• Autoriser les ventes avec stock négatif: “Vrai” ou “Faux”
• Carte cadeau: “Vrai” ou “Faux”
• Déclinaison - Variation de prix HT: Variation de prix HT par rapport au prix indiqué sur la fiche article (Tarif principal HT)
• Déclinaison - Variation de prix TTC: Variation de prix TTC par rapport au prix indiqué sur la fiche article (Tarif principal TTC)
• Fournisseur Principal - Référence: Référence utilisée par votre fournisseur principal
• Imprimer la description sur le document de vente: “Vrai” ou “Faux”
• Poids brut par unité (kg)
• Poids net par unité (kg)
• Profil fidélité: Indiquer le profil fidélité affecté à l’article (exemple: 1€ = 1 point)
• Référence fournisseur déclinaison
• Statut: “Actif” ou “Inactif”
• Stocké: “Vrai” ou “Faux”
• Tarif principal - PU HT
• Unité: gramme, kilogramme, mètre linéaire, unité 2d, unité 3d, etc.
• Volume brut par unité (m3)
• Volume net par unité (m3)

Découvrez dans cet article comment retrouver vos tickets Z de caisse, aussi appelés tickets de clôture de caisse.

Etape 1 : Depuis le menu latéral des fonctionnalités, cliquez sur "Gestion"

Etape 2 : Cliquez sur "Sessions de caisse"

Etape 3 : Sélectionnez la période souhaitée, cliquez sur "Fonds de caisse", et choisissez un ou plusieurs fonds de caisse

Etape 4 : Cliquez sur "Actualiser"

Bon à savoir : il n'est possible de retrouver que les Z de sessions de caisse clôturées.

Etape 1 : Parcourez sur la droite les colonnes du tableau des sessions de caisse, jusqu'à la dernière colonne

Etape 2 : Cliquez sur l'icône d'impression

Etape 3 : Sélectionnez l'imprimante ou "Aperçu PDF"

Etape 4 : Cliquez sur "Lancer l'impression"

Etape 1 : Depuis la fonctionnalité de "Sessions de caisse", sélectionnez une ou plusieurs sessions de caisse

Etape 2 : Cliquez "Calculer"

Etape 3 : Le montant ainsi que le nombre des encaissements en Carte bancaire, Espèces et Autres types de règlements s'affiche

Etape 1 : Depuis l'écran de caisse, sélectionnez Devis ou Commande

Etape 2 : Sélectionnez un client ou créez-en un nouveau

Important à savoir : Il est nécessaire d'identifier un client afin de pouvoir lui associer un acompte. Sans cela, vous ne pourrez pas enregistrer d'acompte

Etape 3 : Ajoutez des articles ou des prestations à la Commande

Etape 4 : Cliquez sur Encaisser

Etape 5 : Cliquez sur Fractionner le paiement

Etape 6 : Sélectionnez un mode de règlement, puis cliquez sur Ajouter

Bon à savoir : Cliquer sur "Valider le document sans paiement" validera le document, mais aucun acompte n'y sera associé. Utiliser "Fractionner le paiement" permet de prendre un acompte

Etape 7 : Indiquez le montant de l'acompte

Etape 8 : Cliquez sur Ajouter

Etape 9 : Si aucun autre règlement n'est à ajouter pour la prise d'acompte, cliquez sur Valider le document

Etape 10 : Imprimez ou envoyez par mail le bon de commande à votre client. L'acompte est présent en pied de page et associé à son compte client

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, cliquez sur Transactions

Etape 2 : Sélectionnez la période

Etape 3 : Sélectionnez le type de document Commande

Etape 4 : Cliquez sur Calculer afin d'actualiser l'affichage

Etape 5 : Sélectionnez la commande de votre client

Etape 6 : Cliquez sur Transformer en bas de l'écran

Etape 7 : Sélectionnez Facture

Etape 8 : Cliquez sur Valider pour reprendre la commande

Bon à savoir : la commande est ainsi reprise en caisse, avec votre client et les lignes de la commandes. Vous pouvez modifier le détail de celle-ci si besoin

Etape 9 : Cliquez sur Encaisser pour finaliser la facturation

Etape 10 : Cliquez sur l'acompte pour utiliser ce dernier

Etape 11 : Cliquez sur Continuer et finalisez le règlement

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, cliquez sur Transactions

Etape 2 : Sélectionnez la période

Etape 3 : Sélectionnez le type de document souhaité

Etape 4 : Cliquez sur Calculer afin d'actualiser l'affichage

Etape 5 : Sélectionnez la commande de votre client

Etape 6 : Cliquez sur Modifier les types de règlements en bas de l'écran

Etape 7 : Cliquez sur Ajouter un règlement

Etape 8 : Sélectionnez le mode de règlement à ajouter puis validez

Etape 9 : Cliquez sur valider

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, cliquez sur Transactions

Etape 2 : Cliquez sur Type

Etape 3 : Cliquez sur Ticket

Retrouver un ticket par date

Etape 1 : Sélectionnez la période

Etape 2 : Cliquez sur Calculer afin d'actualiser l'affichage

Retrouver un ticket par mode de règlement

Etape 1 : Cliquez sur Mode de règlement

Etape 2 : Sélectionnez le mode de règlement souhaité

Etape 3 : Cliquez sur Calculer afin d'actualiser l'affichage

Important à savoir : l'affichage par mode de règlement permet d'afficher les tickets dont tout ou partie des règlements comportent ce ou ces modes de règlements. Si un ticket est réglé en partie en espèces et en Carte Bancaire, il est normal de le voir s'afficher dans chacun de ces modes de règlements. Ce ne sont pas des doublons

Etape 1 : Cliquez sur Transactions en cours. Les tickets en attente de l'utilisateur s'affichent

Etape 2 : Cliquez sur Caissier afin de rechercher les tickets en attentes d'un autre utilisateur

Etape 3 : Sélectionnez un ticket, puis cliquez sur Sélectionner le document afin de le reprendre en caisse

Important à savoir : Dans les Transactions en cours, seuls les tickets de l'utilisateur s'affichent. Modifiez l'affichage Caissier par "Tous" puis cliquez sur Calculer afin d'afficher la totalité des tickets en attente

Découvrez dans cet article comment clôturer une session de caisse sur mybe.

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, cliquez sur Caisse

Etape 2 : Cliquez sur Clôturer la session de caisse

Bon à savoir : la clôture d'une session de caisse par un utilisateur nécessite que ce dernier possède les droits d'accès nécessaires (Erreur "Vous n'êtes pas autorisé à fermer la session de caisse"). Découvrez comment modifier les droits d'accès aux fonds de caisse de vos utilisateurs

A la suite des encaissements en espèces enregistrés par l'utilisateur pendant la session, le montant théorique s'affiche

Etape 1 : Vérifiez les montants de la journée indiqués sur la droite de l'écran, sous Encaissements et assurez vous que ces montant correspondent avant de recompter les espèces.

‍Etape 2 : Comptez les espèces présentes dans votre tiroir-caisse, et indiquez le montant compté directement, ou bien utilisez la table située à droite afin d'indiquer le nombre de pièces et de billets comptés.

‍Etape 2 : Ajoutez éventuellement des Commentaires à votre clôture, afin de préciser les évènements particuliers 

‍Etape 3 : Cliquez sur Clôturer la session. Votre ticket de clôture (ou Z de caisse) s'affiche à l'écran

Pour aller plus loin : Découvrez comment retrouver l'historique de vos tickets de clôture (ou Z de caisse)

Découvrez ci-dessous les causes les plus fréquentes d'écart afin de les corriger.

Le montant théorique est supérieur au montant compté en clôture

Cause 1 : Un règlement par carte bancaire a été enregistré en espèces

Cause 2 : Perte d'espèces durant la session

Cause 3 : Vol d'espèces durant la session

Pour aller plus loin : Il est possible d'envoyer une alerte au compte administrateur en cas d'écart. Découvrez comment dans la section "Paramétrer son fonds de caisse" de l'article relatif à la gestion de la caisse

Le montant théorique est inférieur au montant compté en clôture

Cause 1 : Une vente réglée en espèces qui n'a pas été enregistrée dans le logiciel

Cause 2 : Un client offrant un pourboire ou indiquant de "garder la monnaie" suite à un règlement en espèces

Pour une bonne tenue de caisse, il est recommandé d’identifier et corriger l’écart entre le montant théorique affiché et le montant compté lors de la clôture de caisse.

Etape 1 : Effectuez un recomptage de la caisse

Etape 2 : Si l'écart persiste, retournez sur votre écran de caisse et cliquez sur Transactions

Etape 3 : Sélectionnez la période relative à la session de caisse

Etape 4 : Cliquez sur Mode de règlement, et sélectionnez Espèces

Etape 5 : Cliquez sur Calculer. Vous trouverez alors toutes les transactions de la période dont la totalité ou une partie a été enregistré comme réglé par Espèces

Etape 6 : Comparez ces transactions avec les informations de votre terminal de paiement, vérifiez qu'un règlement en Espèces n'a pas été enregistré par erreur

Etape 7 : Pour corriger un règlement, annulez le ticket et effectuez à nouveau la vente avec les bons règlements. Si vous êtes utilisateur du plan Pro, vous pouvez directement modifier les règlements selon vos droits d'accès

Etape 8 : Une fois corrigé, clôturez votre caisse

L’utilisation d’étiquettes à code-barres sur les articles peut aider à accélérer le passage en caisse, ainsi que les fonctions de back-office telles que le comptage des stocks. Vous pouvez imprimer des étiquettes à code-barres à partir de mybe.

Cet article vous guidera dans l'impression de vos étiquettes code barres et le choix du modèle en fonction de votre imprimante.

Pré-requis important : assurez-vous d'avoir bien configuré votre imprimante étiquettes TLP200 (impression en ruban) ou de bureau (impression en planche)

Pour créer des étiquettes à code-barres, vous avez besoin d’une imprimante d’étiquettes à code-barres compatible et d’étiquettes de tailles appropriées.

Imprimantes de code barre compatibles

Deux options s’offrent à vous pour les imprimantes d’étiquettes à code-barres compatibles avec mybe :

• Imprimante de code barre Oxhoo TLP 200 / TLP 300 : pour les impression d'étiquettes en ruban
• Imprimante de bureau traditionnelle : pour les impressions d'étiquettes en planche (feuille A4)

Bon à savoir : les modèles d'étiquettes ne peuvent pas être personnalisés avec mybe. Ils sont directement disponible sur votre application

Modèles d'étiquettes compatibles

• Dans la section ci-dessous, vous trouverez 11 modèles d'étiquettes différents
• Le nom des modèles caractérise les dimensions : hauteur & largeur exprimées en milimètres
• Par exemple, le modèle "29x90_Ruban" signifie un modèle d'étiquette utilisable en ruban uniquement, d'une hauteur de 29mm et d'une largueur de 90mm

Bon à savoir : mybe propose à date 11 modèles d'étiquettes code barre différents. Nos équipes ajoutent au fur et à mesure de nouveaux modèles.

Modèles d'étiquettes code barre en ruban (pour imprimantes Oxhoo TLP200 / TLP 300)

29x90_Ruban

32x25_Ruban

38x25_Ruban

53x34_Ruban

Modèles d'étiquettes code barre en planches (pour imprimantes de bureau A4)

28x60_Planche

38x21_Planche

48.5x25.4_Planche

48x21_Planche

50x32_Planche

52x30_Planche

55x35_Planche

Etape 1 : Accédez à la fonctionnalité Etiquettes code barre

Etape 2 : Ouvrez les paramètres d'impression

Etape 3 : Choisissez le modèle d'étiquette souhaité parmi la sélection

Etape 4 : Paramétrez le nombre d'étiquettes en largeur

Important à savoir : dans le cas d'étiquettes en ruban, indiquez "1" pour le nombre d'étiquettes en largeur. Dans le cas de planches d'étiquettes, indiquez autant d'étiquettes en largueur que de colonnes sur le modèle d'étiquettes en planche (de 3 à 5 colonnes d'étiquettes)

Etape 5 : Cliquez sur Modifier les paramètres

Etape 6 : Cliquez sur Ajouter un article, puis recherchez l'article pour lequel vous souhaitez imprimer des étiquettes et validez

Etape 7 : Renseignez le nombre d'étiquettes que vous souhaitez imprimer

Etape 8 : Cliquez sur lancer l'impression

Première étape : Depuis la fiche article de votre choix, cliquez sur le bloc "Tarifs de vente"

Seconde étape : Cliquez sur "Ajouter un tarif", un pop up d'ajout de tarif s'affiche

Troisième étape : Dans le champ "Nom du tarif", indiquez "Tarif dégressif"

Quatrième étape - Option 1 :

• Vous souhaitez un tarif dégressif "à la pièce" (par exemple : au bout de 5 quantités achetée, le prix de l'article passe de 10 € à 8 € pièce)
• Cliquez sur "PU HT" ou "PU TTC", et indiquez le nouveau tarif par unité (le HT et le TTC se calculent automatiquement)
• Dans le champ "Quantité", indiquez les quantités minimales ou maximales sur lesquelles s'appliquent ce nouveau tarif (par exemple : j'indique "Qté min" = 5 si je souhaite qu'à partir de la 5ème quantité ajoutée sur le ticket, le tarif dégressif s'applique)
• Cliquez sur "Validez les modifications", puis enregistrez la fiche article en cliquant sur "Enregistrer"

Quatrième étape - Option 2 :

• Vous souhaitez un tarif dégressif en pourcentage (par exemple : au bout de 5 quantités achetée, le prix de l'article est 30% moins cher)
• Cliquez sur "PU TTC", et indiquez le tarif de vente TTC actuel unitaire (sans dégressivité)
• Dans le champ "Remise", indiquez le pourcentage de remise souhaité sur chaque unité. Le tarif de vente net de remise se met à jour
• Dans le champ "Quantité", indiquez les quantités minimales ou maximales sur lesquelles s'appliquent ce nouveau tarif (par exemple : j'indique "Qté min" = 5 si je souhaite qu'à partir de la 5ème quantité ajoutée sur le ticket, le tarif dégressif de 30% s'applique)
• Cliquez sur "Validez les modifications", puis enregistrez la fiche article en cliquant sur "Enregistrer"

Première étape : Depuis votre écran de caisse, ajoutez au panier du client l'article possédant un tarif dégressif

Seconde étape : Cliquez sur "Qté" pour modifier la quantité de la ligne article

Troisième étape : Indiquez la quantité souhaitée par le client (par exemple 5 unités)

Quatrième étape : Le prix à l'unité de l'article est automatiquement mis à jour, il ne vous suffit plus qu'à encaisser votre client

Bon à savoir : Le tarif dégressif s'applique à la ligne uniquement. Ainsi, ajouter 5 lignes d'un même article ne prendra pas en compte le tarif dégressif. Il est nécessaire d'avoir une ligne avec 5 quantités de l'article

Découvrez dans cet article comment supprimer rapidement un ou plusieurs articles. Les articles sont alors passés "En sommeil", et ne seront plus visibles ni sur votre catalogue article, ni sur votre caisse.

Etape 1 : Cliquez sur l'article concerné dans votre catalogue article

Etape 2 : Dans le bloc Information générales, cochez la case En sommeil, présente sous la photo de l'article

Etape 3 : Cliquez sur Enregistrer

Etape 1 : Depuis votre catalogue article, sélectionnez les articles concernés

Etape 2 : Cliquez sur le bouton Modifier les articles sélectionnés situé au dessus du tableau

Etape 3 : Cliquez sur En sommeil", puis Oui

Etape 4 : Cliquez sur Appliquer aux articles du panier

Etape 1 : Depuis votre catalogue article, cliquez sur le filtre Actif, puis sélectionnez Inactif

Etape 2 : S'affichent à présent tous les articles inactifs (c'est à dire mis en sommeil)

Etape 3 : Sélectionnez les articles à réactiver

Etape 4 : Cliquez sur Modifier les articles sélectionnés

Etape 6 : Cliquez sur En sommeil, puis Non

Etape 7 : Cliquez sur Appliquer aux articles du panier

Selon votre activité, retrouvez ci-dessous les variantes les plus courantes à titre indicatif

• Mode & habillement : Variante "Taille FR", variante "Taille EU", variante "Taille US", variante "Pointure", variante "Couleur"
• CBD : Variante "Concentration THC", variante "Dosage", variante "Quantité en ml", variante "Saveur", variante "Parfum"
• Vapote & e-cigarette : Variante "Taux de nicotine", variante "Contenance", variante "Taux de PG", variante "Taux de GC"
• Ameublement : Variante "Dimensions", variante "Hauteur", variante "Largeur"

• Cliquez sur Ajouter une variante‍

• Dans le champ Nom, indiquez la variante que vous souhaitez créer. Pour l'exemple ici "Couleur"
• Dans le champ Équivalence 1, indiquez le cas échéant l'équivalence (principalement utilisé pour les équivalences de tailles). Pour cet exemple, il n'y a pas d'équivalence. Indiquez donc à nouveau votre variante "Couleur"

• Dans le bloc Valeurs, cliquez sur Ajouter une valeur
• Renseignez les valeurs possibles pour cette variante. Par exemple, pour la variante "Couleur", ajoutez "Noir", "Bleu", "Orange", etc.

Bon à savoir : Il est possible de réorganiser l'ordre d'affichage des valeurs de variantes avec un simple drag and drop

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• Cliquez sur Enregistrer

Bon à savoir : Votre logiciel de caisse mybe gère jusqu'à deux variantes par articles. C'est à dire que vous pourrez au sein d'une même fiche article, avoir une variante "Taille" et une variante "Couleur" par exemple

• Suivez la même logique que précédemment pour créer d'autres variantes. Créons ici pour l'exemple la variante "Taille"
• Renseignez les valeurs possibles pour cette variante. Par exemple, pour la variante "Taille", ajoutez "36", "38", "40", etc.

Important : Il n'est pas possible d'associer des variantes à un article déjà créé. Il vous faudra donc créer un nouvel article en suivant les étapes ci-dessous

• Ouvrez le menu des fonctionnalités, et sélectionnez Fichier puis Articles

• Pour créer un nouvel article avec des déclinaisons, cliquez sur Ajouter un article
• Remplissez les informations pertinentes pour votre article (famille article, fournisseur, prix d'achat HT, prix de vente TTC, etc.)
• Cochez les cases "Stocké" et "Permanent" afin de suivre les niveaux de stocks de votre article décliné

• Avant d'enregistrer l'article, qui finalisera sa création, cliquez sur le bloc Déclinaisons

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Il est impératif d'associer les déclinaisons avant d'enregistrer l'article.

• Sélectionnez la ou les variantes souhaitées, au préalablement créée lors de la première étape
• Cliquez sur Valider

• Cliquez à présent sur Enregistrer pour créer l'article

Bon à savoir : A partir de ce moment, la fiche article est créée avec deux déclinaisons qui ne pourront plus être modifiées par la suite

• Sélectionnez sur les déclinaisons (c'est à dire les valeurs des variantes) pertinentes pour votre article, et cliquez sur Valider

Bon à savoir : Vous avez à présent créé une fiche article "modèle" qui comporte des déclinaisons en fonction de variantes. Vous pourrez y associer des tarifs de vente et d'achat différents en fonction de chaque déclinaison

• Au sein du bloc "Déclinaison", cliquez sur la déclinaison que vous souhaitez modifier
• Vous pouvez modifier le prix d'achat HT (champ "PU HT"), le prix de vente TTC (champ "PU TTC"). Ces modifications sont faites sur la base des prix indiqués sur la fiche article "modèle"
• Dans notre exemple, nous avons l'article de référence "Tshirt Soleil", qui possède deux variantes (Couleur et Taille), et nous avons sélectionné la déclinaison "T-shirt Soleil en Couleur Noire et Taille 36)
• Pour indiquer que cette déclinaison aura un prix de vente TTC de 20 € de moins que l'article de référence, il faut indiquer "-20,00" dans le champ "Variation TTC"
• Il est également possible de modifier un prix avec une variation positive, aussi bien en HT qu'en TTC

• Cliquez sur Valider
• Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications

Important à savoir : l'ajout de stocks pour les articles avec variantes est en cours d'amélioration et de simplification suite à vos retours.

• Ouvrez le menu des fonctionnalités, cliquez sur Stocks puis Mouvements

• Cliquez sur Ajouter avec assistant
• Coche Entrée en stock en Mode d'ajout
• Choisissez le Réception fournisseur comme Type

• Sélectionnez l'article de référence possédant des variantes et auquel vous souhaitez ajouter un stock

Bon à savoir : Comment réaliser un mouvement de stocks

• Au sein de la liste déroulante, sélectionnez le ou les articles auxquels vous souhaitez ajouter des stocks
• Remplissez les champs Quantité du mouvement

• Cliquez ensuite sur Confirmer l'ajout. Une seconde confirmation vous est demandée, confirmez également

Important : Un mouvement de stock validé ne peut plus être modifié ou annulé, vous devez alors saisir un nouveau mouvement pour compenser une erreur de saisie.

Les fiches articles sont des éléments importants de votre logiciel de caisse. Elles composent votre catalogue article. Correctement organisées, elles permettent de gagner un temps non négligeable lors de l'encaissement, mais aussi de suivre avec précision ses marges, la performance de l'article et bien plus.

C’est pourquoi il est important de créer des fiches articles complètes et cohérentes afin de faciliter les futurs traitements et manipulations.

La fiche article est composée de plusieurs sections, permettant de répondre à un ensemble de spécificités métier.  
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des sections, en cliquant sur le bouton de configuration en haut à droite de la section "Informations générales", et d’afficher les sections pertinentes à votre métier ou vos préférences de gestion.

La barre d’action en bas à droite de votre écran permet :

• D’enregistrer des modifications  
• De passer d’une fiche article a une autre, en cliquant sur les flèches
• De revenir en arrière sur la base articles après une modification, en cliquant sur la flèche retour.

Cette barre, permet deux actions rapides, en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez :

• Dupliquer l’article afficher sur votre écran
• Ajouter un nouvel article après avoir terminé la création du précédent

Conditions préalables

Avant de pouvoir créer des fiches articles, il est nécessaire de compléter une liste de prérequis

1. Créer un système de classification (famille, sous-famille, marque, etc.)

2. Créer des profils TVA

3. Créer des fournisseurs

Pop-up des informations clés

Sur chaque fiche article, on retrouve sur la droite de l’écran, une page présentant les chiffres clefs de l’article.

On retrouve les indicateurs clefs de performances de l’article, les volumes des ventes, mais également 2 liens d’accès. En bas de la fenêtre, le lien « liste des vente » conduit vers l’historique du détails des lignes de vente, retraçant les ventes de l’article. En dessous, on retrouve la « liste des mouvements de stocks ».

La section d’informations générales contient tous les éléments principaux pour créer une fiche article.

• On retrouve la désignation, qui correspond au nom de l’article et qui sera le nom affiché sur votre catalogue article et sur l'écran de vente. Choisissez un nom reconnaissable et clair
   

• On retrouve en dessous la description, souvent un texte présentant l'article, qui pourra être affiché en vente en guise de support au vendeur
   
• A droite, s'affiche le prix de vente TTC, directement modifiable en cliquant dessus (par défaut « 0,00€ » s'affiche), l’indice de performance article (étoiles), une pastille de couleur pour gérer les opérations commerciales, et enfin le volume de stock

• En dessous, on retrouve les 6 éléments de classifications, puis le fournisseur et sa référence, le profil TVA et le profil fidélité

• Sur la partie de gauche on retrouve la ou les photos de l'article

Il est possible d’ajouter une photo rapidement en cliquant sur le +.

Si vous souhaitez ajouter plus de photos, cliquez sur "Personnaliser l’affichage" puis « + ». Vous pouvez alors ajouter une photo principale, une vignette et une photo secondaire. Si vous restez sur cette zone, en descendant la fenêtre vous avez la possibilité d’ajouter d’autres photos. N’oubliez pas de valider avant de quitter.

Enfin on retrouve sous la photo de la fiche article, 3 éléments :

• "Stocké", signifiant que le comptage de stock est actif pour cet article (vous pourrez alors suivre les quantités en stock et leur évolutions)
• "Permanent" vous permet d'identifier l'article comme composant de façon permanente votre catalogue article. Cela vous est notamment utile pour analyser les performances de vente
• "En ligne" vous permet d'un seul clic d'envoyer cet article sur votre site e-commerce

La section Stock permet de visualiser l’état des stocks de l’article. On peut depuis cet espace :

• Définir une quantité minimal et maximale pour chaque article afin d'avoir des alertes en cas de rupture prochaine ou de sur stockage
• Gérer un conditionnement. Cliquez sur conditionnement et choisissez un conditionnement créé au préalable

En plus du tarif principal (affiché en vert ici) créé dans la première section "Information principale" de la fiche article, vous pouvez créez autant de tarifs de vente différents pour un même article. Vous pouvez depuis cet espace consulter tous les tarifs de vente, ainsi qu’ajouter de nouveaux tarifs.

Bon à savoir : la fiche article fait apparaitre le tarif principal appliqué à tous les clients et n’ayant pas de conditions particulières (voir définitions ci-dessous)

Les principaux types de tarifs de ventes sur le logiciel de caisse sont les suivants :

Tarif de vente selon des conditions

• Tarif à la quantité (minimale et maximale)
• Tarif selon le conditionnement

Tarif de vente selon le bénéficiaire

• Tarif client
• Tarif famille tarifaire
• Tarif magasin

Tarif de vente selon une période

• Tarif sur une période personnalisée
• Tarif selon le jour de la semaine
• Tarif Happy Hours

Tarif de vente principal

Il est défini comme suit : il n’est ni attribué à un client (ou à une famille tarifaire), n'est pas configuré en fonction d'une quantité minimale ou maximale, ni en conditionnement, ni sur une période définie, et enfin il n'est affecté par aucune opération de promotion, de remise.

Explications du fonctionnement des tarifs

Tarifs par quantité

Lors de la création d’un nouveau tarif de vente, vous pouvez affecter une quantité minimale ou maximale d’application du tarif en question. Par exemple, vous pourrez créer des tarifs dégressif, plus un client achète un article, plus il profite de tarifs avantageux !

Tarif par conditionnement

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter ce tarif à un conditionnement préalablement créé. Pour cela choisissez le conditionnement dans la case conditionnement en bas de la fenêtre de tarif, puis affectez le prix voulu.

Tarifs par bénéficiaire

Les tarifs clients sont prioritaires sur tout autre tarif puisqu’il s’agit de tarifs négociés avec votre client. Le tarif de vente TTC indiqué pour un client identifié s'appliquera alors en caisse lors de son passage

Vous pouvez notamment :

    1. Affecter un prix a un client sur une référence article :

Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner le client et lui affecter un tarif.

     2. Affecter une remise associée à une famille tarifaire :

Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner un tarif de vente, puis affectez une famille tarifaire à ce dernier.

Pour que ce tarif de vente soit effectif lors d'un passage en caisse, il est nécessaire au préalable d'avoir créé des familles tarifaires et de les avoirs affectées aux clients pour lesquels vous souhaitez le faire bénéficier. Un client qui est relié à une famille tarifaire aura alors lors de son passage en caisse le tarif de vente possédant la famille tarifaire identique.

Tarifs par période

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter une période personnalisée conditionnant l’application d’un tarif sur un produit. Cela peut être pertinent pour gagner du temps pendant les périodes de soldes.

De la même manière vous pouvez créer un tarif de vente sur une période de la journée par exemple les HappyHours, ou bien pour destocker en fin de journée vos invendus alimentaires ou sur un jour de la semaine.

Remarque : Les tarifs sont enregistrés en TTC, que vous les ayez saisis en HT ou TTC, ceci afin d’éviter tous problèmes liés aux arrondis sur les totaux suite au calcul de la TVA.

Compléter les tarifs d’achats sur vos fiches articles vous permet de calculer automatiquement la marge réalisé sur l'article en question. Il vous est possible de désigner plusieurs fournisseurs pour un même produit, avec différents tarifs d'achat. Votre marge sera donc calculée sur le prix d'achat moyen pondéré par les quantités achetées.

Bon à savoir : avant de pouvoir renseigner un tarif d’achat, il est nécessaire de créer un fournisseur.  

Voir : Comment créer un fournisseur ?

Si vous avez déjà créé un fournisseur, vous pouvez ajouter ce fournisseur dans la fenêtre fournisseurs. Renseigner ensuite le délai de livraison. Par défaut le délai de livraison est de 10 jours.

Compléter la devise d'achat auprès de votre fournisseur, indiquez le "PCB" (Prix par Combien), c'est à dire le nombre d’unités minimale à acheter quand vous passez une commande chez ce fournisseur

Cliquez ensuite sur "Ajouter un tarif". Affectez de nouveau la devise adéquate, puis le prix d'achat unitaire HT, la remise fournisseur potentielle le cas échéant.

Comme pour le tarif de vente, vous avez la possibilité de créer différents tarifs d’achat :

• Tarif par période
• Tarif par conditions
• Quantité minimale et maximale  
• Conditionnement (à ne pas confondre avec le PCB. Le conditionnement permet d'indiquer le nombre d’unité rentrant dans le stock pour l’achat d’une (1) quantité auprès de ce fournisseur)
• Type de magasin

Validez ensuite les modifications

Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs par articles, avec plusieurs tarifs d'achat par fournisseurs

Cette section présente les différents codes qui peuvent être attribué à un article. mybe prévoit un ensemble de code différents permettant de répondre à plusieurs cas d’usage. Ces codes peuvent être des codes à barres, des codes courts, des codes à barres poids/prix, des codes articles.

Important à savoir : Par défaut, pour chaque article il est créé et affecté un GTIN automatiquement, permettant d’identifier l’article. Ce code est considéré comme le code principal par défaut.

En cliquant sur "Ajouter", vous pouvez ajouter d’autre codes à un même article selon votre classification interne

• Un code libre (code libre pour faciliter l’identification des articles en interne)
• Un code article (code supplémentaires pour prévoir des imports de données)
• Un PLU (numéro d’identification à 5 chiffres pour les fruits et légumes)

• Un EAN (Les codes EAN sont un code-barres long pour l'identification numérique de produits et informations alphanumériques)

Pour chacun de ces nouveaux codes vous pouvez affecter un libellé, quantité, et un conditionnement.  

Voir : Comment affecter un conditionnement à un article ?
 

Bon à savoir : Il est possible de n'afficher que les éléments utiles pour une fiche article. Les différents blocs indiqués ci-dessous ne sont pas utiles en permanence, vous pouvez ainsi les cacher.

Bloc Paramètres

Cette section "Paramètres" permet de gérer un ensemble de règles de gestion particulières à l’échelle de l’article.

Bon à savoir : Ces paramètres sont notamment dupliqués lorsque vous dupliquez un article pour gagner du temps lors des créations

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir :

• La quantité par défaut, 1 étant recommandé.

Il est possible de mettre 0 par exemple pour les articles nécessitant de la pesée. Il sera alors demandé de compléter la quantité sur votre écran de caisse lors d'une vente.

• L’unité, qui est l’unité de gestion de stock, cet élément est important car il détermine également le nombre de décimales sur la quantité en saisie. Par exemple si vous précisez « Kg », le nombre de décimale sera automatiquement de 2

•  Le profil comptable, cet élément est important pour la gestion puisqu’il affectera l’article à un profil particulier et influencera la gestion du point de vente.  

• Vous retrouvez à ce niveau les « Champs libre 1 et 2 », faisant partie du système de classification (Famille, Sous-famille, etc.)

Dans Achat et vente, vous trouverez les règles de comportement de l’article lors d'une vente sur votre logiciel de caisse

Dans Article offert, vous pouvez choisir d’offrir un article pour une période

Dans Poids et volume, vous pouvez définir les valeurs de poids et de volume de l’article

Dans Prix conseillé, vous pouvez définir le prix conseillé par le distributeur par exemple. C’est un champ informatif qui n'a pas d'impact lors de la vente

Dans Traçabilité, vous pouvez activer la traçabilité sur un article. Un numéro de série devra être saisi ou scanné au moment de la vente pour les articles concernés. Cela est notamment utile dans la gestion de vos cartes cadeaux ou bon d'achats

Paramétrages des taxes

Ce champ permet d’associer des taxes à l’article, il peut s’agir de la valeur de l'écotaxe à communiquer aux clients à titre d'information.

Il est possible d’ajouter des taxes dans le module "Configuration du dossier", fonctionnalité "Financiers", puis "Taxes".

Pour plus d'informations sur la gestion des taxes : Comment gérer la taxe d'éco-participation ?

Paramétrages des notes et des alertes

La section "Notes" permet d’ajouter des notes manuscrites sur un article.

La section "Alertes" permet d’ajouter des alertes sur un article. Plusieurs types d’alertes sont possibles sur mybe :

• Messages interne, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur le tableau de bord sur votre écran d'accueil
• Message au client, cela permet d’afficher un message en vente
• Risque de ruptures de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
• Rupture de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
• Dépassement des dates de péremptions

Pour paramétrer une alerte, choisissez le type d’alerte, affectez une valeur numéraire si cela est pertinent, ainsi qu’une date de début et/ou de fin

Inscrivez ensuite un message dans la zone dédiée, puis cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter plusieurs types d’alertes

Découvrez avec cette article comment connaitre la valeur de vos stocks en temps réel.

Valorisation des stocks sur mybe

mybe valorise les stocks au PAMP (prix d'achat moyen pondéré), c'est à dire que ces derniers sont valorisés à la valeur moyenne de chaque unité du stock actuel.

Comment est calculé le PAMP

Si vous avez en stock 10 exemplaires : 4 unités à 10 euros, et 6 unité à 12 euros, alors la formule de calcul est la suivante :

• (4 x 10) + (6 x 12) = 112 euros en stock, soit un PAMP de 11,20 euros (112 euros divisés par 10 exemplaires).

Le PAMP permet donc d'obtenir un prix moyen d'achat unitaire du stock actuel, en fonction de son historique d'entrées et de sorties. Il permet d'obtenir une valeur du stock beaucoup plus juste que si nous avions simplement multiplié la quantité par le dernier prix d'achat par exemple.

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Etape 1 : Depuis "État des Stocks", cliquez sur Appliquer un filtre

Etape 2 : Sélectionnez les critères de filtre

• Filtre "Affiché par Article" : permet d'afficher votre stock par article, et de filtrer en fonction des catégories et fournisseurs
• Filtre "Affiché par Date" : permet d'afficher votre stock à une date donnée
• Filtre "Affiché par Famille" : permet d'afficher la valeur de votre stock en fonction des Familles (et autres catégories)

Etape 3 : Cliquez sur "Calculer" afin de mettre à jour la sélection

• Vous aurez ainsi en un coup d’œil les quantités de chaque article en stock, leur prix unitaire d’achat HT ainsi que le montant total stocké

Etape 4 : Pour exporter vers excel ces informations, cliquez sur "Actions"

Etape 5 : Cliquez sur "Exporter vers Excel"

Pour ajouter rapidement du stock à vos articles, suivez les indications ci-dessous.

Etape 1 : Cliquez sur "Ajouter des articles"

Etape 2 : Cliquez sur "Catégories" ou "Fournisseurs" pour rechercher vos articles. Puis cliquez sur "Appliquer le filtre"

Etape 3 : Sélectionnez vos articles ligne à ligne, ou bien cliquez sur "Tout sélectionner"

Etape 4 : Cliquez sur "Ajouter"

Etape 5 : Dans la colonne "Action", sélectionnez "Entrée de stock"

Etape 6 : Dans la colonne "Quantité", indiquez la quantité à ajouter en stock

Etape 7 : Dans la colonne "Coût unitaire", indiquez le prix d'achat HT unitaire du stock à ajouter

Bon à savoir : Les stocks sont valorisés selon la méthode dite du "PAMP" (prix d'achat moyen pondéré). Par défaut, mybe indique donc ici le coût unitaire pondéré (identique au prix d'achat moyen pondéré)

Etape 8 : Cliquez sur "Valider le mouvement" afin de finaliser l'ajout de stock

Etape 1 : Depuis l'écran "Nouveau mouvement", cliquez sur la barre de recherche "Scanner un article"

Etape 2 : Scannez vos articles : le premier scan permet d'afficher l'article. Puis, à chaque scan, une unité de l'article s'ajoute au mouvement de stock

Etape 3 : Dans la colonne "Action", sélectionnez "Entrée de stock"

Etape 4 : Dans la colonne "Coût unitaire", indiquez le prix d'achat HT unitaire du stock à ajouter

Bon à savoir : Les stocks sont valorisés selon la méthode dite du "PAMP" (prix d'achat moyen pondéré). Par défaut, mybe indique donc ici le coût unitaire pondéré (identique au prix d'achat moyen pondéré)

Etape 5 : Cliquez sur "Valider le mouvement" afin de finaliser l'ajout de stock

Etape 1 : A droite du bouton d'ajout d'articles, cliquez sur l'icône d'historique

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée, recherchez un article spécifique ou bien filtrez en fonction de l'origine du mouvement

Etape 3 : Cliquez sur "Appliquer le filtre" afin d'afficher l'historique souhaité

Bon à savoir : Par défaut, mybe affiche les mouvements de stock du jour : que cela soit des entrées en stock ou des sorties de stock (ex : des ventes)

La mise en place d'un programme de fidélité efficace est une stratégie incontournable pour fidéliser votre clientèle et stimuler la croissance de votre entreprise. Sur mybe, cette opération est simple et personnalisable selon les besoins de votre activité.

Cet aide-en-ligne détaille étape par étape le processus pour créer et configurer un programme de fidélité, vous permettant ainsi d'offrir des avantages attractifs à vos clients tout en optimisant votre gestion commerciale.

Important à connaître : Pour assurer un niveau de personnalisation infini de vos programmes de fidélité, mybe distingue les profils de fidélité, qui sont associés aux articles et les types de fidélité, qui sont associés aux clients. Les profils de fidélité permettent d'indiquer combien d'euros sont nécessaires à dépenser pour cumuler 1 point de fidélité. Les types de fidélité permettent d'attribuer un avantage (bon d'achat, bon de réduction, article offert, etc.) aux clients selon un nombre de points de fidélité cumulée.

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• Rendez-vous dans la section Configuration, puis Paramètres, et cliquez sur Profil de fidélité
• Cliquez sur le bouton Ajouter un profil de fidélité

Bon à savoir : Par défaut, trois profils de fidélité sont paramétrés. Ils permettent d'attribuer respectivement 1, 5 ou 10 points de fidélité par euro dépensé sur l'article associé au profil de fidélité.

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• Renseignez les informations du profil que vous souhaitez ajouter (ex. 1€ = 1 point)

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• Enregistrez vos modifications

Créer un programme de fidélité

• Dirigez-vous vers le module Fidélité, puis Type de fidélité
• Cliquez sur Ajouter un type de fidélité

• Indiquez un nom pour le type de fidélité (il ne sera pas affiché du côté du client)

Paramétrer un mode de fidélité pour le programme

• Renseignez le Mode de fidélité que vous souhaitez

1. Cumul points / passages : permet de générer un avantage (bon d'achat (en €) ou bon de réduction (en %) à partir d'un certain niveau de points cumulés par le client, d'un certain nombre de passages cumulés par le client ou bien d'un certain nombre de points et de passages cumulés par le client
2. Cumul de points sur les X derniers passages : permet de cumuler les points uniquement sur un certain nombre de passages, avec possibilité d'appliquer un coefficient (de 0 à 1) pour calculer le nombre de points cumulés durant les différents passages
3. Article offert : permet d'offrir un article identifié en déduction d'un nombre de points ou d'un nombre de passages cumulés par le client

Important : Veillez à indiquer à minima "1" en seuil de déclenchement en passages, afin que les points soient comptabilisés immédiatement. N'indiquez pas "0"

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Définir l'avantage généré par le programme de fidélité

Il existe différents avantages possibles à consommer par le client en caisse lors de l'atteinte d'un seuil de fidélité.

1. Génération d'un bon d'achat (en montant) : une fois le seuil atteint, un bon d'achat en montant se génère pour le client. Il pourra être utilisé en déduction du prix total à payer lors d'un encaissement futur
2. Génération d'un bon de réduction (en pourcentage) : une fois le seuil atteint, un bon de réduction en pourcentage se génère pour le client. Il pourra être utilisé en déduction du prix total à payer lors d'un encaissement futur
3. Arrondi du montant : [article en cours de rédaction]
4. Article offert : pour paramétrer quel article est offert dans le cadre d'un programme de fidélité, lire l'étape 3 ci-dessous

Il vous est ensuite possible de définir les caractéristiques de l'avantage généré

1. Début de validité : indique le délai en jours à partir duquel il est possible de consommer l'avantage lors de l'encaissement
2. Validité : indique le délai en jours à partir duquel l'avantage généré ne sera plus consommable lors de l'encaissement
3. Nominatif : en cochant cette case, vous décidez que seul le client identifié en caisse pourra utiliser l'avantage. Si elle est décochée, n'importe quel client en possession du ticket (avec code-barres) pourra utiliser l'avantage
4. Sécable : en cochant cette case, vous décidez qu'il est possible d'utiliser un avantage en plusieurs fois, jusqu'à son épuisement. Si elle est décochée, le reliquat de l'avantage sera perdu s’il n'est pas entièrement consommé lors de son utilisation
5. Libellé à imprimer : message visible sur le ticket du client

Personnaliser des alertes internes

Astuce mybe : paramétrez des alertes lorsque vos clients s'approchent d'un seuil leur permettant de bénéficier d'un avantage fidélité. Vous pourrez ainsi directement les contacter pour leur en informer, et les faire revenir en magasin rapidement.

Définissez des alertes à générer pour les clients atteignant un certain seuil de points

Gestion de la carte de fidélité

• [Article en cours de rédaction]

Comptabilisations des points et des passages

Astuce mybe : Vous faites des soldes ou des promotions ponctuelles et ne souhaitez pas que vos clients cumulent des points en plus des opérations en cours ? Vous pouvez ici personnaliser tous les cas possibles selon votre politique de fidélité !

• Choisissez si les points doivent être comptabilisés en fonction des paramètres souhaités, par exemple, en tenant compte des remises existantes
• Enregistrez vos paramètres

Associer un profil fidélité à un article

Astuce mybe : associer un profil de fidélité à vos articles permettra à vos clients de cumuler des points sur les articles en question lors de leurs achats. Il est ainsi possible de définir que certaines familles d'articles font gagner plus ou moins de points que d'autres !

• Accédez à votre catalogue d'articles
• Choisissez un article à associer à la fidélité

• Cliquez sur Profil fidélité et sélectionnez le profil désiré

• Enregistrez les modifications

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Associer rapidement un profil fidélité à tous vos articles

• Pour appliquer un profil fidélité à l'ensemble de vos articles, utilisez la fonction de modification groupée qui apparaît quand vous cliquez sur Actions depuis votre catalogue articles

• Si vous souhaitez appliquer la fidélité à l'ensemble de vos articles, sélectionnez "Appliquer à la liste des articles affichés" sinon sélectionnez "Appliquez aux articles du panier"

Astuce mybe : Pour affiner la liste des articles affichés, utilisez le système de filtre disponible sur votre catalogue article. L'application vous affichera pour la modification groupée le nombre d'article concerné (ici 399)

Identifier l'article à offrir dans le cadre du mode de fidélité "Article offert"

• Depuis votre catalogue article, sélectionnez l'article que vous souhaitez offrir
• Descendez jusqu'au bloc "Paramètres" de la fiche article
• Cochez la case "Article offert dans le cadre de la fidélité client"
• Indiquez une durée pour laquelle l'article est considéré comme offert
• Indiquez le nombre de points à retirer et/ou le nombre de passages à retirer en contrepartie de l'article offert
• Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre fiche article

Attribuer un type de fidélité à un client

• Maintenant, rendez-vous dans les fichiers clients et attribuez aux clients le programme de fidélité souhaité

• Descendez jusqu'au bloc Fidélité depuis une fiche client
• Cliquez sur "Fidélité"
• Sélectionnez le type de fidélité souhaité pour le client
• Une fois enregistré, le client commencera à cumuler des points et des passages de fidélité

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Gestion de la carte de fidélité d'un client

Bon à savoir : En cliquant sur "Carte de fidélité", il sera affiché sur le ticket du client le nombre de points cumulé sur l'achat en cours, le solde de son compte fidélité et le nombre de passages cumulés. Même si la case "Carte de fidélité" n'est pas cochée, le client cumule de la fidélité dès lors qu'un type de fidélité lui a été attribué.

• Cochez la case "Carte de fidélité" si vous souhaitez que soit indiqué sur le ticket de caisse le nombre de points et de passages cumulés par le client
• Attribuez un numéro unique de carte de fidélité
• Optionnel : Indiquez une date de validité
• Optionnel : indiquez la date de naissance du client

Connaitre les avantages fidélité disponibles pour un client en caisse

• Sur l'écran de caisse, identifiez le client

• S'il n'a pas encore été identifié, vous pouvez créer un nouveau client en cliquant sur le "+" à droite de "Client Divers"

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• Après avoir choisi la famille du nouveau client, rentrez ses informations

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• Cliquez sur l'icône à gauche du nom du client identifié, un pop-up d'informations clients apparait

Bon à savoir : Vous pouvez rapidement voir la situation financière du client (les avoirs disponibles, les avantages à consommer, mais également l'historique d'achat de ce dernier pour lui recommander les articles les plus pertinents)

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Consommer les avantages fidélité disponibles en caisse

• Ajoutez les articles au panier du client et procédez à l'encaissement
• Cliquez sur "Encaisser"
• Avant la sélection du mode de règlement, un pop-up s'affichera automatiquement si le client dispose d'avantages fidélité à consommer (bons à consommer ou articles à offrir)

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• Pour les sélectionner, cliquez sur l'icône à droite de l'avantage fidélité à utiliser. Il est possible de les utiliser entièrement ou partiellement.
• Vous pouvez en sélectionner plusieurs s'il y en a.

• Procédez à l'encaissement du reste à payer
• Sur le ticket, les détails de l'achat, les points de fidélité gagnés y compris l'utilisation des bons d'achat, seront affichés

• Lorsque le client revient, identifiez-le à nouveau et observez les bons d'achat disponibles.

Une carte cadeau est un article spécial permettant à l'un de vos heureux client de l'utiliser comme mode de règlement lors de son passage en boutique. Créer et gérer des cartes cadeaux vous permet notamment de faire revenir vos clients habituels ou leurs proches en magasin, et contribue à augmenter la fréquentation et le panier moyen.

Au préalable, créez une famille article "Carte cadeau" afin de mieux retrouver l'état des différentes cartes cadeaux émises et consommées. Retrouvez plus d'informations sur comment créer une famille article.

Etape 1 : Depuis Fichiers > Articles, créez un nouvel article

Etape 2 : Nommez cet article "Carte cadeau"

Etape 3 : Indiquez en tarif de vente le montant de la carte cadeau

Important à savoir : les montants des cartes cadeaux ne sont pas modifiables en vente. Si vous souhaitez vendre une carte de 20€ et une carte de 50€, il sera nécessaire de créer deux articles différents "Carte cadeau"

Etape 4 : Sur la fiche article, accédez au bloc Paramètres, cochez la case "Carte cadeau" et enregistrez vos modifications

Bon à savoir : Si vous souhaitez que les cartes soient numérotées automatiquement, ne cochez pas la case "Numérotation manuelle"

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, sélectionnez l'article "Carte cadeau" nouvellement créé pour l'ajouter au panier

Etape 2 : Identifiez un client si nécessaire

Etape 3 : Encaissez votre client. Lors de la vente de la carte cadeau, le système génère une carte cadeau à la fin du ticket de caisse.

Bon à savoir : Cette carte cadeau peut être scannée pour ajouter le règlement lors d'un prochain encaissement.

Utiliser une carte cadeau avec le ticket de caisse

Dans le cas où un client apporte le ticket comportant le coupon relatif à la carte cadeau :

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, scannez le code-barres de la carte

Etape 2 : Si la carte cadeau est sécable (utilisable en plusieurs fois), indiquez le montant que vous souhaitez consommer

Etape 3 : Un règlement en négatif du montant de la carte cadeau (total ou partiel) vient ainsi en déduction du montant à régler du ticket

Utiliser une carte cadeau sans le ticket de caisse

Si le client n'apporte pas le ticket, vous utiliserez le bouton "Consommer une carte cadeau".

Etape 1 : Depuis votre écran de caisse, accédez aux fonctions en bas à droite de votre écran en cliquant sur l'icône ci-dessous

Etape 2 : Cliquez sur Consommer une carte cadeau

Etape 3 : Un popup s'affiche, demandant le numéro de la carte cadeau à consommer.

Etape 4 : Entrez le numéro de la carte cadeau (numérotée manuellement dans ce cas) pour ajouter le règlement (total ou partiel).

Etape 5 : Si la carte cadeau est sécable (utilisable en plusieurs fois), indiquez le montant que vous souhaitez consommer

Etape 6 : Un règlement en négatif du montant de la carte cadeau (total ou partiel) vient ainsi en déduction du montant à régler du ticket

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Bon à savoir : Par défaut, les cartes cadeaux sont valables 365 jours après la vente. Après, elle sont considérés comme périmées et ne sont plus utilisables par votre client.

Etape 1 : Depuis Fidélité > Cartes cadeaux

Etape 2 : Filtrez pour retrouver la carte cadeau souhaitée

Etape 3 : Cliquez sur l'icône "stylo" à droite du tableau

Etape 4 : Modifiez la date de validité de la carte cadeau

Etape 1 : Depuis Fidélité > Cartes cadeaux

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Cliquez sur Statistiques. Vous pourrez à présent consulter les statistiques de vos cartes cadeaux

Retrouvez dans cet article des définitions utiles pour mieux comprendre le fonctionnement du coffre, son utilité, ainsi que les notions de retrait et d'apports d'espèces.

Le coffre est une notion virtuelle dans mybe qui est une étape intermédiaire entre votre/vos tiroirs caisse et le ou les compte(s) bancaire(s) de votre société.

La gestion du coffre recense les transactions d’espèces effectuées entre le contenu des tiroirs caisses (ouverture, fermeture) et le coffre, ainsi que les échanges entre le coffre et vos banques (remise et apports d’espèces).

Cela vous permet de connaitre à tout moment le montant des espèces disponibles dans votre coffre. Ainsi, si toutes les caisses sont clôturées, l'ensemble des espèces du magasin se retrouvent dans le coffre.

Lors de l'ouverture d'un fonds de caisse, le montant saisi en fonds de caisse est prélevé du coffre pour s'apporter au fonds de caisse.

Lors de la clôture d'un fonds de caisse, le montant saisi en clôture est remis dans son intégralité au coffre.

Chaque mouvement lié à l'ouverture ou la clôture d'un fonds de caisse est ainsi enregistré.

Important à savoir : attention, il s’agit uniquement des transferts de fonds et non du montant des règlements espèces. Pour visualiser les transactions en espèces sur une journée de caisse vous devez aller dans les informations comptables, ou bien visualiser votre ticket de clôture de caisse.

Lorsque vous apportez de l'argent au compte bancaire, ce montant est retiré du coffre, et une écriture comptable se génère afin d'enregistrer ce mouvement.

Lorsque vous retirez de l'argent au compte bancaire, ce montant est ajouté au coffre, et une écriture comptable se génère afin d'enregistrer ce mouvement.

Important à savoir : attention, il s’agit uniquement des transferts de fonds et non du montant des règlements espèces. Pour visualiser les transactions en espèces sur une journée de caisse vous devez aller dans les informations comptables, ou bien visualiser votre ticket de clôture de caisse.

L'apport d'espèces est sous-entendu un apport d'argent provenant du compte bancaire et allant vers le coffre.

Ainsi, si je réalise un apport d'espèces de 1 000 €, le montant présent au coffre augmente d'autant, car il est retiré du compte bancaire considéré.

A retenir : apport d'espèces = on prélève des espèces de la banque pour le mettre dans le coffre. L'icône présente (une banque) permet de savoir quelle est la source de transfert.

Le retrait d'espèces est sous-entendu un retrait d'argent du coffre et allant vers le compte bancaire considéré.

Ainsi, si je réalise un retrait d'espèces de 1 000 €, le montant présent au coffre diminue d'autant, car il est transféré vers le compte bancaire considéré.

A retenir : retrait d'espèces = on prélève des espèces du coffre pour le mettre dans le compte bancaire. L'icône présente (un coffre) permet de savoir quelle est la source de transfert.

Dans cet article, vous découvrirez comment préparer correctement votre logiciel de caisse mybe afin de pouvoir générer un fichier FEC conforme aux exigences comptables françaises.

Avant toute génération de fichier FEC, un ensemble de paramétrages comptables est indispensable. Ces paramétrages permettent d’associer chaque flux (ventes, paiements, TVA, clients, banque) aux bons comptes comptables.

Important : Avant de procéder au paramétrage spécifique du FEC, assurez-vous d’avoir réalisé l’ensemble des paramétrages décrits ci-dessous. Un paramétrage incomplet ou incorrect peut entraîner un fichier FEC non conforme ou inexploitable par votre expert-comptable.

1. Paramétrage des comptes de vente (comptes de classe 7) et d'achat (comptes de classe 6)

Les comptes de ventes permettent d'avoir une vision plus analytique au sein de votre comptabilité. Ces derniers sont associés à vos articles.

Etape 1 : Accédez au menu Configuration > Financier > Profils comptables

Etape 2 : Cliquez sur Profil comptable par défaut

Etape 3 : Dans le bloc Comptes pour achat, renseignez les numéros de comptes d'achats (Comptes 606).

Important à savoir : mybe ne dispose pas à date de fonctionnalité de gestion des achats. Cependant, celle-ci sera développée courant 2026. Ces paramétrages pourront être rétroactifs, même s'ils ne sont pas remplis aujourd'hui.

Etape 4 : Dans le bloc Comptes pour vente, renseignez les numéros de comptes sur ventes (Comptes 707).

Etape 5 : Dans le bloc Comptes pour vente e-commerce, renseignez également les numéros de comptes de ventes applicables

2. Paramétrage du compte bancaire (compte de classe 5)

Le compte bancaire permet d’enregistrer les mouvements financiers liés aux encaissements et aux remises en banque.

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Comptes bancaires

Etape 2 : Cliquez sur Ajouter un compte bancaire

Etape 3 : Renseignez les informations relatives à votre compte bancaire (nom, IBAN, etc.)

Etape 4 : Dans le champ Journal, indiquez le code ou le libellé du journal comptable bancaire (ex. : BANQUE)

Etape 5 : Dans le champ Compte comptable, indiquez le numéro du compte bancaire correspondant dans votre plan comptable (ex. : 512000)

3. Paramétrage comptable des modes de règlements (compte de classe 5)

Chaque mode de règlement utilisé en caisse doit être associé à un compte comptable et à un journal comptable, afin que les encaissements soient correctement ventilés dans le FEC.

3.1. Paramétrage comptable des espèces

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Espèces

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable (ex : 531000) et le libellé du journal, si nécessaire (ex : CAISSE)

3.2. Paramétrage comptable des cartes bancaires

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Carte Bancaire

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable (ex : 511000 ou 512000 selon votre organisation) et le libellé du journal correspondant

3.3. Paramétrage comptable des chèques

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Chèque

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

3.4. Paramétrage comptable des virements

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Virement

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

3.5. Paramétrage comptable des avoirs

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Avoir

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

4. Paramétrage des comptes client

Les comptes clients permettent d’identifier les créances clients dans votre comptabilité.

Etape 1 : Accédez à Configuration > Qualification > Familles clients

Etape 2 : Cliquez sur Client magasin

Etape 3 : Renseignez le champ Poste comptable

Comprendre les types de paramétrages

Radical fixe : Tous les clients utilisent le même compte comptable

Radical + numéro : Un compte comptable unique est généré par client, à partir du radical et d’un numéro incrémenté automatiquement

Radical + début du nom : Un compte comptable unique est généré par client, à partir du radical et des premières lettres de son nom

Etape 4 : Répétez exactement les mêmes paramétrages pour : Client professionnel, Client web, toute autre famille client utilisée dans votre activité

Générer les ventes et les règlements associés au format .xls

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter la liste au format Excel

Générer les ventes et les règlements associés au format .txt

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter les données

Import à savoir : Assurez vous que le format d'export paramétré par défaut est bien en extension .txt

Selon l'outil comptable utilisé par votre cabinet d'expertise comptable, le format d'export du FEC sera différent. Retrouvez ci-dessous les principaux formats :

Fichier FEC pour Pennylane

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Abby

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Indy

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour macompta.fr

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Cegid Loop

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Cegid Quadra

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour EBP Comptabilité

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour ACD

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Sage 50

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Les paramètres de comptabilité du dossier définissent les comptes et journaux utilisés par défaut lors de la génération des écritures comptables, notamment dans le cadre du transfert comptable et du fichier FEC.

Ces paramètres servent de références automatiques lorsque aucune information spécifique n’est définie ailleurs dans le logiciel.

Accéder aux paramètrages par défaut

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Cliquez sur Paramètres comptables

1. Comptes comptables par défaut

Les comptes par défaut permettent d’assurer une imputation comptable correcte pour les cas standards ou exceptionnels.

1.1. Compte comptable pour anomalies positives

Ce compte est utilisé lorsque le solde de caisse présente un écart positif (excédent de caisse).

Exemple courant : 758000

Ce compte permet de tracer comptablement les différences constatées lors des contrôles de caisse.

1.2. Compte comptable pour anomalies positives (dons)

Ce compte est utilisé lorsque l’écart positif correspond à un don volontaire (ex. : pourboire ou arrondi).

Exemple courant : 754100

Ce paramétrage permet de distinguer clairement les dons des autres anomalies de caisse.

1.3. Compte comptable pour anomalies négatives

Ce compte est utilisé lorsqu’un manque de caisse est constaté.

Exemple courant : 658000 ou compte de charges dédié selon votre plan comptable.

Il permet d’enregistrer les écarts négatifs constatés lors des clôtures de caisse.

1.4. Compte comptable pour la caisse

Ce compte représente le compte de caisse physique.

Exemple courant : 530000

Il est utilisé pour enregistrer les mouvements d’espèces.

1.5. Compte comptable pour le client par défaut

Ce compte est utilisé lorsque la vente est réalisée sans client identifié.

Exemple courant : 411000

Il sert de compte client générique pour les ventes comptant.

1.6. Compte comptable pour le fournisseur par défaut

Ce compte est utilisé lorsque le fournisseur n’est pas spécifiquement renseigné.

Exemple courant : 401000

Il garantit la bonne génération des écritures d’achats.

1.7. Compte comptable collectif client

Ce compte correspond au compte collectif clients.

Exemple courant : 411000

Il centralise les écritures clients lorsque vous utilisez des comptes clients détaillés ou générés automatiquement.

1.8. Compte comptable collectif fournisseur

Ce compte correspond au compte collectif fournisseurs.

Exemple courant : 401000

Il centralise les écritures fournisseurs.

2. Journaux comptables par défaut

Les journaux comptables permettent de classer les écritures par nature dans votre comptabilité.

2.1. Journal de caisse par défaut

Journal utilisé pour les mouvements de caisse.

Exemple : CAI

2.2. Journal de vente par défaut

Journal utilisé pour les ventes en magasin.

Exemple : VTE

2.3. Journal de vente internet par défaut

Journal utilisé pour les ventes e-commerce.

Exemple : VTI

2.4. Journal d’achat par défaut

Journal utilisé pour les achats et factures fournisseurs.

Exemple : ACH

Paramètres généraux

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Cliquez sur Formats d'export

Etape 3 : Cliquez sur Ajouter un format d'export

Etape 4 : Nommez le nouveau format

Etape 5 : Nommez le nom du fichier qui sera exporté. Ajoutez des balises variables en cliquant sur les 3 points à droite du champ

Etape 6 : Dans le champ Type, indiquez Ecriture

Etape 7 : Dans le champ Type de format, indiquez Fixe si le nom du fichier ne comporte pas de variable. Indiquez Variable autrement

Etape 8 : Indiquez le séparateur de champ souhaité

Etape 9 : Indiquez l'extension de fichier souhaitée (.txt ou .csv)

Paramètres du format d'export

Important à savoir : Pour un type de format Ecriture, seuls les blocs Document, Ecriture, Ligne d'écriture, Entitée liée de la ligne d'écriture sont utilisables. Pour un type de format Tiers, seuls les blocs Document et Tiers sont utilisables.

Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un bloc et indiquez le type d'information que vous souhaitez faire apparaitre sur le format d'export

Etape 2 : Au sein du bloc, cliquez sur + Ajouter afin d'ajouter la colonne souhaitée sur le format d'export

Etape 3 : Réorganisez les lignes au sein des blocs en glissant/déposant puis enregistrez vos modifications

Etape 4 : Depuis Configuration > Paramètres > Paramètres du dossier > Comptabilité, accédez à la section Format, et ajoutez dans Modèle de format d'écriture le format d'export nouvellement créé

Retrouvez dans cet article comment accéder et téléchargez vos informations de caisse pour les envoyer à votre expert-comptable.

Etape 1 : Depuis la barre de fonctionnalités latérales, accédez à la fonctionnalité Finance, et cliquez sur Informations comptables

Etape 2 : Sélectionnez la Période

Etape 3 : Cliquez sur Lancer l'impression

Etape 4 : Envoyez le document d'informations comptables par mail ou via les moyens de GED mis à disposition par votre expert-comptable

Etape 1 : Depuis la barre de fonctionnalités latérales, accédez à la fonctionnalité Gestion, et cliquez sur Détail des lignes de ventes

Etape 2 : Cliquez sur Appliquer un filtre

Etape 3 : Sélectionnez une date de début et de fin

Etape 4 : Cliquez sur Type pour sélectionner le type de pièces commerciales à afficher

Etape 5 : Cochez la case Uniquement les lignes non annulées

Bon à savoir : en cochant cette case, vous n'intégrez pas dans l'export excel les lignes ayant été supprimées directement en caisse ou annulées après leur validation (dans le cas de l'annulation d'un document par exemple)

Etape 6 : Cliquez sur Appliquer

Etape 7 : Cliquez sur Exporter vers Excel

Etape 8 : Retrouvez l'export dans les Documents en préparation

Etape 9 : Depuis la barre de fonctionnalités latérales, accédez à la fonctionnalité Rapports, et cliquez sur Documents en préparation

Etape 10 : Cliquez sur l'icône de téléchargement afin d'obtenir le détail des lignes de ventes

 

Envoyer des informations au format FEC / export comptable avancé

Attention : Il est necessaire d'avoir pré-paramétré le transfert comptable pour qu'il fonctionne. Pour cela, vous pouvez suivre cet article 

Générer les ventes et les règlements associés au format .xls

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter la liste au format Excel

Générer les ventes et les règlements associés au format .txt

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter les données

Import à savoir : Assurez vous que le format d'export paramétré par défaut est bien en extension .txt